基本建设项目档案的整理方法.pdf

基本建设项目档案的整理方法 一、基本建设项目档案的概念 基本建设项目档案是指从建设项目 ( 工程 ) 的提出、调研、 可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备 到竣工投产 ( 使用 ) 的全过程中形成的应归档保存的全套文字材 料、图纸、 图表、计算材料、 声像材料等形式与载体的文件材料。 二、基本建设项目文件的整理 ㈠、基本建设项目文件 ( 以下简称基建档案 ) 的归档范围和 保管期限表（详见附表） 整理基建档案注意的事项： 1、 应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、 图 纸及其他载体作为归档范围的主体： 2、 划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线， 不要将 科技资料列入基本建设文件材料范围内归档； 3、 基本建设文件材料的原件由建设单位归档， 施工单位归 档用复印件。 ㈡、归档时间： 1、 各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向 建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档； 2、 大、中型项目建设，按阶段归档。 ㈢、归档要求 1、 归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动 的真实情况； 2、 归档文件材料必须齐全、完整； 3、 归档文件材料应选用优质的制成材料， 纸张规格尺寸要 统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写， 总之书写材料应符合耐久性要求。 ㈣、整理的原则及分类要求： 1、 基建档案整理的基本原则： 遵循项目文件的自然形成规 律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系， 分类科学、 组 卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 2、 基建档案材料的分类要求： ⑴类目明确、层次清楚、简明： 类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个 层次，达到眉目清楚，条理清晰就可以。比如：城市基建工程档 案，可先按不同性质的建筑工程， 如市政公用工程、 民用建筑工 程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类； 然后再在每种建筑 工程类下， 直接以工程项目 ( 或单项工程 ) 划分为属类。 如果工程 项目较多， 也可以在每种建筑工程类下， 先按地理区划或建筑用 途 ( 如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公 楼、住宅等 ) 划分为属类，在属类下再按工程项目 ( 或单项工程 ) 划分为小类。 类和属类一般不益划得过多。 类和属类的层次划得 过多、 过繁主要是容易破坏归档文件材料的自然形成规律， 割裂 文件材料固有的内在联系，不便于保管和利用。 ⑵分类标准一致 分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划 分的依据是相同的。 只有分类标准一致， 基建档案划分的类或属 类才会层次清楚，条理明晰， 有利于编目工作的进行， 也方便保 管和利用。比如基建档案， 可以按工程项目分类， 也可以按专业 来分类。如果按工程项目分类，就应当全部按工程项目分类，