国际工程EPC项目文件管理的研究.pdf

国际工程 EPC 项目文件管理的研究 随着我国改革开放的深入和国力的增强，以技术输出 为主的国际工程项目在逐年增加。由于海外工程的特殊性， 如果其文件管理仍沿用以前的固有管理体制和方法，忽视对 国际工程文件管理体制和方法的深入研究与创新，国际工程 文件管理将越来越难以适应企业参与国际化竞争的需要。鉴 于此，本文以我公司承担的国际总承包项目为例，介绍我公 司在总承包项目文件管理方面的一些做法。 一、国际工程 EPC 项目文件的特殊性 首先，国外工程项目文件必须重视双重法律的存在，对 外承包企业应当遵守工程项目所在国家或者地区的法律，信 守合同，其经营管理过程中所形成的各类文件的归属和流 向，也同样受到当地法律的约束和管辖。其次，国际工程项 目文件具有文件多样性、内容复杂性等特征。第三，国际工 程项目文件对归档的及时性有更高要求。第四，国际工程项 目文件的易索性和责任的可追溯性程度较高。 二、国际工程 EPC 项目文件的创新管理 （一）针对国际工程项目文件受双重法律管辖的特点， 制定相应的企业管理制度。对外承包工程企业文件管理工作 涉及多方利益。为了实现对外承包工程企业文件管理的要求 目标，必须从国家层面对文件管理体制进行设计，扫清对外 承包工程企业文件管理的法律障碍和技术障碍，在充分厘清 国内、国外、行业、系统等各方利益结构的前提下，明确对 外承包工程企业文件的权益关系，建立相应的跨国家、地区 和跨行业标准的协调机制，在国家现有文件管理体制的基础 上，建立对外承包工程企业文件管理的相应体制，并配套制 定对外承包工程企业文件管理制度，以解决对外承包工程企 业文件管理工作中的法律冲突问题。 （二）针对国际工程文件的多样性和内容的复杂性，制 定完整的文件控制管理系统。我们所承建的项目中，最多涉 及近 20 多个专业分包商。针对不同的分包商之间的往来信 函及文件，我们制定了具体的文件分类方式，方便管理工程 中所涉及的各类文件： Correspondence Letter ，主要是供来往信件之用，信件的 主题、编号、发出日期及接收日期、签发人等信息都体现在 Correspondence Letter 上。 Document Transmittal ，主要是传送来往文件（除信函之 外）之用，文件的编号、名称、版次、提交目的、签发人、 发出日期及签收人、签收日期等信息都体现在 Document Transmittal 上。 Submittal ，主要用于提交业主或咨询商以批复材料样品、 技术资料的文件格式，此文件记录材料或技术文件的种类、 用途、版次、提交日期、批复日期及咨询商的批复意见。工 程中，几乎所有的材料及技术资料都是用此文件提交，使其 批复状况一目了然。 FON （Field Observation Notice ），即现场观测通知，供 咨询商发现现场出现问题或存在隐患时，通知承包商在规定 的时间内加以整改，从而满足工程要求及技术规定。 Distribution List ，用于记录接收到的文件的具体来源、 发送人员及部门、项目经理对文件的处理意见、问题负责人 和需要采取的行动。 审阅单，主要针对发出的信件，记录有文件主送人、文 件类型、状态、编制人、审核人、主管批准人、行管翻译及 校审人，最后为文件核准及签发人，使得每个问题在项目内 部均得到良好沟通。 RFI （Request For Information ），即信息请求，主要是要 求咨询商对一些存在争议或模糊的图纸及技术问题进行澄 清的一种文件形式。 MOM （Minutes of Meeting ），即会议纪要， 通常由标题、 与会单位、与会人员、正文、主送、抄送单位构成。会议纪 要是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪录，不能随 意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪 要。 Daily/Weekly/Monthly Report ，即日报、周报、月报。这 3 类报表能反应项目运行过程中的质量、进度、投资、安全、 环保等信息。日报能够提供项目的第一手资料，使项目决策 更加灵活和适应市场变化，及时调整经营策