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档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强公司档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展提供服务，特制定本制度。 第二条 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为长期档案、短期档案。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二章 文件材料的收集管理 第四条 档案管理工作由公司行政人力部负责。 第五条 公司指定专人负责文件材料的收集、管理和归档工作。 第三章 档案管理机构的设置及基本要求 第六条 公司设立档案室，今年过后，公司档案存放存在问题隶属于行政人力部，并设置兼职档案管理员，负责档案资料的归档和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。 今年过后，公司档案存放存在问题 第七条 公司档案根据其重要性和必威体育官网网址程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 第八条 公司所属各部门设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，重要级文件年底实行部门档案与公司档案归口管理。 第九条 各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。 第十条 档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 第四章 档案归档范围 第十一条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 第十二条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的重要文书。 第十三条 本公司的各种重要工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。 第十四条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十五条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十六条 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第十七条 本管理办法所指档案不包含财务档案。 第五章 档案立档要求 第十八条 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整、清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 第十九条 档案文件禁止使用圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 第二十条 档案盒表面附《档案目录》，档案盒内文件没有标题名称的，由档案管理员根据内容拟定标题。 第二十一条 档案文件材料按照批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 第二十二条 跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。 第二十三条 档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 第二十四条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊（如：企业类目、合同类目等）。 第二十五条 各部门以季度为单位，整理部门性重要文件，按照档案制度要求归档后，年底统一存至公司档案室。 第六章 档案分类 第二十六条 公司档案大致分为以下几类： 1.证照、制度类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程、公司简介、管理制度汇编等； 2.文件类：分外来文件（上级部门及与权属企业的往来文件）和内部文件； 3.合同类：各类需在行政人力部保存的合同、协议书等。 4.总结、纪要类：计划总结、办公例会纪要等； 第二十七条 档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 第二十八条 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第二十九条 公司档案管理员负责对公司重要文件材料的收集、整理，各部门负责对本部门重要文件材料的收集、整理，年底存放至公司档案室，电子版统一存放在行政人力部档案移动硬盘内。 第七章 归档及保存年限 第三十条 归档的文件资料，应保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并建立电子档案。 第三十一条 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为长期和短期。定期按文件材料的保持价值确定对应时间。 1、长期保存： （1）公司章程、重要合同、协议书等； （2）股东名册；