公司物品采购管理规定资料.pdf

采购管理制度 为加强公司各项采购活动的管理和控制，明确部门职责，监督和控制 不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化 , 制定本制度。 第一条 本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采 购、工程及生产所需的原辅材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种 广告和展示设计采购 . 第二条 公司所有的采购活动统一由公司指定的相关专业部门负责执 行。具体规定如下： 1. 总部外派采购员负责公司各类工程及生产所需物资物品和办公 用品的采购工作 , 并及时协调跟进由总部采购的物资物品 . 2. 公司办公室负责公司所有物资及物品采购的库房管理，以及广告 和展示设计、电脑及软件等电子信息设备的采购。 3. 总部外派财务人员负责费用审核、报销和账务处理工作 . 4. 其他上述未包括的采购全部由公司指定部门负责执行。 第三条 采购申请 1。当部门所需物资物品时，先与仓库管理员核实库内有无所需物 资物品。若无 , 则一律填写公司印制的《物资采购申请表》，写清所购物 资名称、规格型号、数量和单位，有特殊要求的在备注栏内注明。 2。需紧急采购的，在备注栏内注明“紧急采购”，以便及时处理。 3. 采购申请表须经部门负责人审核签字、财务负责人审核签字和总 经理审批签字后，方可交采购人员进行采购。 4. 《物资采购申请表》一式两联，一联由申购部门留存，二联交采 购人员实施采购 . 1 5。若撤销采购，应立即通知采购人员，以免造成不必要的损失 . 第四条 采购实施 1。采购人员接到批准的采购申请单后，优先到公司指定的供应商 处购买，如指定的供应商无货供应时，必须进行多方比价， 1 千元以上的 物品 , 应货比三家，做好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好《市 场询价记录表》，以供以后参考和审核，保管期限为一年。 2. 《市场询价记录表》中应列明所询价比价的单位、价格和联系电 话，正常情况下应不低于三家，并注明拟选定的单位。 3. 《《市场询价记录表》经财务审核、总经理审批后，向供应商下 单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。 4。《市场询价记录表》一式两联，一联由采购员留存（核对用）， 一联交财务， 财务凭审批完成的采购单 （或采购合同）为采购员办理借款、 打款手续（指需要现金购买或支付一定预付款的；后付款的，一律凭入库 单、发票办理）。 5. 重要物资、大宗物资的采购，应一律签订购销合同，走合同评审 程序，并定期对供应商进行评审，且作出相关评审记录。 第五条 验收入库 1。所有采购到的物资物品必须办理入库手续，一律填写《物资入 库单》，由仓库管理员验收合格签字，或仓库管理员和使用部门人员共同 验收合格签字 . 2。验收时应查验物品名称、规格型号、数量等是否和申请的一致， 以及物品的质量。数量不符的 , 一律按不超计划量的实有数量验收入库； 存在品名、规格型号不符的，以及质量问题的 , 一律拒收。 2 3. 《物资入库单》一式三联 , 一联留存仓库（入账、对账用），一 联由采购员留存（对账用），一联由采购员附于报销单据中 , 以便财务核 账所用。 4. 当所采购物资物品与计划存在出入时 , 应及时向总经理汇报，并 协调物资物品申购部门，共同协商解