会议组织培训教材.pptx

二00九年十一月二三日;第一节 会议概述 第二节 会前准备 第三节 会务实施 第四节 会后总结 第五节 大型会议中的会务工作 第六节 电话会议的参加与组织 ;第一节：会议概述 ;会议的十大要素;序号; 1、按照会议的规模划分; 按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：; （2）、专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如××经验交流会；×节日庆祝活动会；当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。 ; （1）、定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、早会、检修晚会各种定期召开的经验交流会、讨论会等。 ; 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分或企业从总部到分公司划分的，比如集团公司2022年年中总结会、型材公司2022年年中总结会分会场、***海螺办公室列会。 ;会务工作的具体内容 ;;第二节 会前准备; 明确要点 做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，应当用心留意。 准备议题 围绕了解到的议题，要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。; 质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是会务工作的第一条原则。会务人员应该做好两方面准备：; 安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是会务工作的第二个原则。; 通知开会 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话 通知和书面通知。 ;;第三节 会务实施; 2、集中精力，做好会议记录 会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的会务人员，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。 ; 3、服务性工作 小型会议上，一切会议服务都是由一名会务人员来做，不另安排服务员。会议中，会务人员要做好以下工作。 ; 4、协助会议按议程进行并形成会议结果 在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。 ;第四节 会后总结; 整理：及时整理有关会议材料、如纪要、简报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发并递送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报上交流的内容。 归档：一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，以备存档。 ;第五节：大型会议中的会务工作;一、会议的“前站”; 会务人员组在会前的工作 （一）、撰写会议方案和所需的会议文字材料 1、大型会议方案中主要明确8项内容：;方案的内容; 2、议程和日程：会议议程指对已确定的议题列出讨论的先后顺序，是安排日程的前提和基础。会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的时间安排，以保证会议的正常进行。 其中对会议议程和日程的安排尤为重要。会议议程拟定的合理与否直接关系到会议能否实现预定的目标、取得预期的效果，也关系到能否高效率地召开会议。日程的确定是结合已确定的议程将会议议题的讨论以及会议期间的其他活动按日排列，以便会议中的所有活动能够有条不紊地进行。; 3、落实大会发言人、发言内容及时间，以确定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、发言等，以便具体安排会议日程。 4、落实文件材料的打印、校对、装订工作。 5、编制“会议手册”，手册内容主要是会议名称（会标）、会议时间（安排）、文娱活动、作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等。 6、准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格，用于编制大会名录。;（二）、行政组在会前的工作 行政组在会前的工作包括以下八部分。 1、印制会议胸卡或代表证、工作证、服务证、 资料袋、座签等。 ; 2、发送