商务会展公司会务管理制度.docx

商务会展公司会务管理制度 会务工作管理制度为进步商务会展公司工作效率，标准公司运作，维护公司权益，促进公司安康、持续进展，特制定该管理制度。一、部门主任及职能员根据规定履行职责。〔一〕部门主任岗位职责：1、确立公司战略目的和效劳宗旨，制定相应的经营方针、质量方针、质量目的，并制定详细施行措施和效劳质量标准；2、负责本部门日常工作的组织施行，完成公司下达的责任目的和质量目的3、审定签署公司合同，审批公司财务预算、决算，掌握各项开支和本钱消耗，进步经济效益和社会效益；4、协调管理关系，调动各职能员的工作主动性和主动性；5、组织新工程的开发和重大活动的策划审批；6、须经主任批准的其他重大事项。〔二〕职能员岗位职责：1、帮助部门主任执行公司各项决议，完成主任做出的经营方案及安排的各项详细工作；2、沟通及落实详细会务执行单位的效劳质量到达规定的质量目标和标准；3、负责公司日常的业务和行政管理工作；4、严格执行公司内部工作流程，主动协作各部门的工作。二、会务接待的流程管理〔一〕院内会务接待任务：1、在任务信息猎取初期，由申请部门提交会议申请表〔说明1〕，通过院级领导审批，下达会务接待任务。2、会务负责人就会议内容、接待方式、组织规模与申请部门进展沟通确认，并是整理后向主任汇报。3、会议期间，负责人根据制度严格执行接待工作。4、会后由申请部门负责人签写会议确认表〔说明2〕。5、会议负责人须在会议完毕后与申请部门负责人对清会议账单，并签字确认本钱表〔说明3〕。6、会务负责人在与财务报账的同时，应就会务实际状况填写会议审批表〔说明4〕，请院领导确认。将工程相关的全部电子版及打印版等资料汇总，并转交财务和部门主任归类存档备案。7、定期或不定期召开工程总结会，各相关人员结合自身状况做总结。〔二〕系统内会务接待任务：1、在任务信息猎取初期，由申请单位通知部门主任，并下发会议通知，达成托付，并提交会议申请表〔说明1〕，通过院级领导审批。2、会务负责人就会议内容、接待方式、组织规模及会务费收取方式与申请单位进展沟通确认，并是整理后向主任汇报。3、会议期间，负责人根据制度严格执行接待工作。4、会后由申请部门负责人签写会议确认表〔说明2〕。5、会议负责人须在会议完毕后与申请单位负责人对清会议账单，并由部门主任签字确认本钱表〔说明3〕。6、会务负责人负责应收应付款项的落实，并进展有效催款、落实通知规定合作事宜，并将状况反应给部门主任。7、会务负责人在与财务报账的同时，应就会务实际状况填写会议审批表〔说明4〕，请院领导确认。将工程相关的全部电子版及打印版等资料汇总，并转交财务和部门主任归类存档备案。8、定期或不定期召开工程总结会，各相关人员结合自身状况做总结。〔三〕对外会务接待任务：1、在任务信息猎取初期，由部门主任于客户沟通，就会议规模、创意方向，活动制作，工程选择、价格、付款方式等内容进展商讨。2、会务负责人依据客户提案的需要，向客户供应提案需要的相关资料数据。3、接待方案得到客户确认后，由会务负责人草拟会务托付合同，部门主任审核后根据严格的公章确认流程，最终商务会展公司与客户双方签字确认托付合同。〔说明5〕4、会议期间，负责人根据合同要求严格执行接待工作。5、会后由客户签写会议确认表〔说明2〕。6、会议负责人须在会议完毕后统计会议费用，并由部门主任签字确认本钱表〔说明3〕。7、会务负责人负责应收应付款项的落实，依据合同规定进展有效催款，并将状况反应给部门主任。8、会务负责人在与财务报账的同时，应就会务实际状况填写会议审批表〔说明4〕，请院领导确认。将工程相关的全部电子版及打印版等资料汇总，并转交财务和部门主任归类存档备案。9、会务负责人在合同执行完毕后对客户进展追踪效劳，理解客户的满足成都及其它需求，并将结果以书面形式上报部门主任。10、定期或不定期召开工程总结会，各相关人员结合自身状况做总结。三、专家评审费的管理〔一〕评审费的预支接待任务前期，针对向专家支付的评审费用，由会务负责人依据工程预算向财务填写借款单〔说明6〕支取备用金。〔二〕评审费的发放评审费发放时需由专家签字确认，并要求会务托付方依据实际状况签写收款证明。〔说明7〕〔三〕评审费的报销会务负责人需在会后依据评审费发放金额在国税局开具〔询问费/评审费〕发票，并与财务冲账报销。商务会展公司