商务合同档案管理办法概论必威体育精装版.docx

商务合同档案管理办法概论必威体育精装版 ISO9001:2008质量管理体系文件三级文件文件名称: 商务合同档案管理方法文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版本号： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控状态：受控合同档案管理方法一、主题内容及适用范围1.1本方法制定了合同档案管理原那么、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理方法。1.2本管理方法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。二、术语及释义为进一步加强合同文档管理工作，进步合同管理程度，逐步实现公司合同管理工作的标准化、制度化、科学化，特制定本制度。三、管理原那么3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完好、完全和有效利用。3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。四、职责4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户效劳中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部商务合同文档，并负责监视指导各部门的合同管理工作。4.2财务部负责合同档案的费用结算及监视工作。五、详细内容5．1合同审批合同在正式签订前，必需按本方法经审核会签批准前方可正式签订，详细程序如下：5.1.1合同责任部门填写“合同会签单〞一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。专业部门会签后再送公司职能部门会签。5.1.3责任部门根据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必需用法公司行政印章外，均由办公室加盖公司合同专用章。5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反应看法,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内赐予回复，特别状况(出差或请假)在返回当日内回复。5．2合同档案存档5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。5.2.2凡涉及选购、基建、劳务、广告、法律救济、询问、诉讼、仲裁、赔偿、和解等行政事务及后勤管理方面的合同，由办公室综合管理员负责存档。合同正本及会签单原件留办公室存档，复印件一份交财务部作财务备查。5.2.3凡涉及招标、投标、运输、承包、投资、技术引进、技术开发等有关公司业务方面的合同，由客服总务科综合管理员负责存档。合同正本及会签单原件留客服总务科存档，复印件两份，一份交财务部作财务备查，一份交业务部门监视执行。5.2.4新建立关系的供给商或客户，应索取对方签约人的受权托付代理书，并对比第五条5.2.2及5.2.3相应归口管理部门存档。5.2.5归口部门在合同存档时，需将合同(除报价外)的售后效劳条款交由业务部门自行存档。5．3合同文档的管理5.3.1合同文档以年月结合工程性质进展分类编号。5.3.2保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，准时处理，并追究相关人员责任。5.3.3归口管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为根据，编制合同统计清单，并依据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5.3.4合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的平安。5.3.5借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以惩罚。5.3.6各部门借阅合同文档时，需办理合同借阅申请手续，经客服总务科长批准即可借阅；借阅涉及公司经营工程的合同，需总经理审批前方可借阅。5.3.7合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者根据《公司必威体育官网网址管理制度》进展惩罚。六：流程6.1合同会签流程见附件。七、附那么7.1本法那么由办公室负责起草及修订。7.2本法那么最终说明权归办公室全部。7.3本法那么自公布之日起施行。合同会签单 Contract joint-check sheet襄阳风神物流有限公司XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd.合同会签流程图