某服装公司文件与资料控制程序.doc

精品资料/word可编辑 精品资料/word可编辑 PAGE / NUMPAGES 精品资料/word可编辑 制衣有限公司 文件与资料控制程序 文 件 编 号 SY-02-01 页次/总页数 1/4 1、目的: 确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、 正确发行及管制,确保各相关部门能及时获得有效之必威体育精装版版本文件。 2、范围: 适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之管制。 3、定义：文件类别区分： 3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述 。 3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件管制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。 3.3作业标准：作业指导书、操作说明书、检验规范等指导各项具体作业的技术文件。 3.4质量记录: 校验记录、测试报告等 。 3.5 外来文件: 客户提供之图样、标准,以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。 4、职责: 4.1办公室文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。 4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。 4.3总经理、各部门主管、管理者代表负责依下列权责进行文件的审批。 文件类别 撰 写 审 批 质量手册 管理者代表 总经理 程序文件 管理者代表 总经理 作业标准 各单位负责人 总经理 外来文件 ＿＿＿＿＿ 管理者代表 5、程序细则: 5.1文件编号: 5.1.1编号原则： SY-□□-□□ 各类文件顺序号：从01起依序编列，质量手册不需顺序号 文件类别代号：详见5.1.2 公司代号（公司的中文缩写） 制衣有限公司 文件与资料控制程序 文 件 编 号 SY-02-01 页次/总页数 2/4 5.1.2文件代号： 5.1.2.1质量手册：01 5.1.2.2程序文件：02 5.1.2.3作业标准：03 5.1.2.4各种表单：04 （各种表单编号、版次写在每页的右下角） 5.1.2.5外来文件：不予编号，按其本身编号。 5.2版本/版次 : 5.2.1第一次制订之原版以A/0表示, A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。. 5.2.2为避免版次修订次数太多, 影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本, 发行第B版、C版…… 5.3文件制订、修订、废止作业: 5.3.1文件之制订作业： 5.3.1.1制定部门指定专人完成拟案后视需要召集相关单位会审, 无异议后依文件编号规则予以编号, 并依4.3之规定送相关主管审批发行。 5.3.1.2所有文件在会审、发行等各阶段, 若有异议随时退回原制订部门修改, 必要时得召开临时审查小组会议修订之 。 5.3.2文件之修订作业 : 5.3.2.1各项质量文件在实际作业中, 若有不合格现状, 须修改或增订者, 得由发现单位或撰写人填写《文件修订/ 废止申请单》 提出修订原因交原制单位修改之, 修订完成后之文件,其审查、核准、发行等作业程序与文件之制订作业相同。 5.3.2.2若一份文件的修订可能导致相关文件的修改，文件管理人员应一并通知相关单位修改。 5.3.3文件之废止作业: 文件废止之申请、核准、发行等作业同文件之修订作业，但文件废止后, 原文件编号不可再重复使用 5.3.4文件管理人员将修订内容填写于文件封面“修订记录”栏位，随文件分发至使用部门。 制衣有限公司 文件与资料控制程序 文 件 编 号 SY-02-01 页次/总页数 3/4 5.4文件分发﹑回收作业： 5.4.1经颁布发行之文件，应由文件管理人员以《受控文件清单》列帐管理并依实际需要拟定《文件分发/回收记录表》，影印适当份数并加盖“受控” 文件章后发行之，并请收文单位签收。 5.4.2文件之修订及废止后，旧版失效文件应于新文件发行之同时，由文件管理人员收回销毁或加盖文件“作废” 章后另档存放。回收时须注意数量及内容之完整性，并记录于《文件分发/回收记录表》上。 5.4.3对外文件之分发，得由适当之对外单位报告管理者代表，经批准后分发。分发时应加盖“受控” 文件章，失效或作废之文件则不予回收。 5.5文件保存﹑销毁作业： 5.5.1文件保存： 5.5.1.1