商务信函信头格式.docx

商务信函信头格式 竭诚为您供应优质文档/双击可除商务信函信头格式篇一：商务信函的格式和范文商务信函的格式和范文商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所用法的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联络商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理详细交易事项。其种类包括联络函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。文种特性〔一〕语气口语性每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感沟通。人都是感性的，所以商务信函更多地表达了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应当用一种特别的“生意腔〞，信函读起来使人感到特别热情、友好，就像伴侣之间的谈话那样简洁、自然、人性化。无论是歉意的赔礼函，还是好心的劝告函，或者购置函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。〔二〕内容挺直性企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华美的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简洁、清晰、简单理解。当涉及数据或者详细的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语准确，使沟通的内容更加清晰，这更有助于加快商务活动的进程。〔三〕看法真诚性商务信函要可以充分表达真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保假如此时对方正在电话中与你通话，他肯定可以感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语，而是表达了一种为别人考虑，多谅解对方心情和境况的看法。〔四〕主旨单一性商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。〔五〕格式标准性商务信函构造类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作那么必需按照国际惯例，用英语或对方国家所用法的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言标准和习惯。〔六〕地位公平性商务信函是两个公平法人之间的往来文书，反映双方公平、互惠互利的关系。商务信函的写作应互相敬重，以礼相待。〔七〕要求时限性商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是肯定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必需准时回复。目前，信函的传递越来越多地用法图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。商务信函一般由三局部组成：信头、正文、信尾。〔一〕信头信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。1发信人名称及地址发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联络信息。2．标题作为商务信函，它与一般的一般信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的沟通，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的理解。常见的商务信函标题有以下两种形式：(1)由事由加文种名称“函〞构成，如“关于要求承付打印机货款的函〞、“推销函〞、“订购函〞、“索赔函〞等。(2〕先写“事由〞二字，加冒号提示，然后挺直标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔〞。3函号函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。函号位置一般出如今标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采纳“x 函〔xxxx〕x号〞或〔xxxx)“函第x号〞的形式；二是采纳挺直编号的形式，如“第x号〞。4称谓称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必需的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：(1)泛指尊称。“敬重的〞后加称谓并加冒号，如“敬重的先生〞、“敬重的女士〞等。尊称中可以用法职务，如“敬重的办公室主任〞、“敬重的财务部部长〞、“敬重的销售部经理〞等。(2)详细称谓。即详细指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者特别熟识的状况。因为这种称谓可以表达写信人与收信人之间的情感与亲密关系。称谓可用泛称中的“先生〞、“女士〞等，也可以用法职务，如“敬重的办公室石主任〞、“敬重的财务部张部长〞、“敬重的销售部王经理〞等。5．收信人地址、单位收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及具体地址。〔二〕正文正文是商务信函的主体，表达商务往来联络的本质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。1问候语问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不行少的，即发信