内审流程及审核技巧.pptx

内审流程(liúchéng)及技巧 ;一、内部(nèibù)审核的目的及作用二、内部(nèibù)审核的准备三、内部(nèibù)审核的实施四、内审核查表的使用五、内审报告的作成及内审追踪六、成功审核的10个技巧;;一、内部审核的目的(mùdì)及作用;过程;过程;1、准备内审用的各种资料(zīliào)、表格 ● 核查表 ● 不符合报告 ● 内审报告 ● 人员分配表 ● ISO9000标准、手册、程序文件;2、文件预审(yù shěn) 在现场审核过程开始之前，应审阅质量管理 体系文件如手册、程序、规定及记录等整体 了解文件的总体情况及架构。;三、内部审核(shěnhé)的实施----实施流程;总结会;1、向受审核方说明内部管理体系审核的宗旨： 受审核部门对内审员的到来往往会紧张，难以保 持正常心理状态。因此(yīncǐ)，要向他们说明，内审以 改进为目的，即使发现不符合也不是针对个人。;2、提问时要留意对方是否已明确 例：可按下面逻辑顺序(shùnxù)来提问，可能会容易理解 a) 按重要程度； b) 按业务流程； c) 按场所顺序(shùnxù)；;3、根据抽样结果，进行审核 内审应在一定时间内实施，一般应尽量选择(xuǎnzé)组 织的有代表性的对象进行审核，当然，这并不 影响一次内审覆盖整个体系。;4、收集审核证据 1) 观察在做什么； 2) 提问要适当，应使用5W1H，即： ● What (什么) ● When (时间(shíjiān)) ● Where (哪里) ● Who (谁) ● Why (为何) ● How (怎样);3) 验证受审核者的回答（收集审核证据(zhèngjù)） a）有些提问可以马上看到证据(zhèngjù)，但也有一些不能马上到，往 往约定“过一会儿看”，这种情况下必须做好记录，以免忘 却。 b）收集审核证据(zhèngjù)必须进行记录，包括审核中的作业的名称、 文件编号、产品部件编号、设备、设施编号等。 c）证据(zhèngjù)只能是现场观察到的客观事实、记录和主管人员或主 管负责人的回答，其他人员或者是陪同人员的回答不能直 接作为证据(zhèngjù)，需进行验证是事实才能作为证据(zhèngjù)。;4）根据检查表审核内部管理体系，以保持审核目标 的明确。 5）判定不符合时，经受审核部门(bùmén)负责人确认。 6）一般不符合的判定原则： 对满足管理体系要素或体系文件的要求而言，是 个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的问题。;7）审核(shěnhé)经常发现的问题 a) 写一套、做一套； b) 数据/证据不足； c) 追溯性差； d) 标识失效； e) 文件过时； f) 文件的接口。;8）审核判断(pànduàn)原则 a) 就近不就远； b) 能细则细； c) 就事论事； d) 就地解决。;内审核查表的使用可着重注意以下方面: 1、不应只采用YES/NO问答的模式,否则会导致审核 失败。 2、审核员进入一个部门或区域(qūyù)时，可请有关人介绍 体系是如何运作的。 3、询问执行人员是如何工作的，是否有文件规定或 记录。; ;8、切忌机械地从核查表的第一个问题按顺序开始， 应该把提问，评价、记录结合起来，然后利用核 查表确保提出了所有的问题并得到答复 9、尽可能不要照着事先(shìxiān)准备好的核查表去宣读一个 个问题。实际上熟练的审核员的核查表是记在脑 子里的。;五、内审报告(bàogào)作成的及内审追踪;五、内审报告作成(zuòchéng)的及内审追踪;1、面谈时不仅仅拘泥于体系，要用其他话题引起对方兴趣； 2、要积极应对(yìngduì)，在符合体系要求时要表扬对方； 3、以激励的方式交谈，让对方明白你已注意到对方的工作和作用；;4、提问时要求对方回答具体化； 5、不能为达到审核目的而对对方发出指示、命令； 6、回避(huíbì)争论； 7、不能批评所得信息；;8、其间发现不符合，则迅速记录，并且不要过多 评论，避免引起对方反感； 9、不能在说明审核情况时议论当事人； 10、要牢记(láojì)发现