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内部沟通与部门联系制度
内部沟通与部门联系制度
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内部沟通与部门联系制度
内部沟通与部门联系制度
一、目的
为加强各部门之间的良好沟通,创造和谐高效的工作环境,使公司的各项管理工作顺利进行,特制定本管理制度。
二、适用范围
集团所有部门
三、职责
1集团所有子公司、部门均有责任协助相关其它部门完成相关的工作;
2人事行政部负责协调各部门之间未能协调解决的问题。
四、沟通原则
1.要有大局观念
不要认为问题与本部门利益无关而置之不理,而应从大局出发,替别人着想,也是为了公司的整体利益,积极配合别人解决问题,发扬协同作战的精神,做到分工不分。
2. 有正确的心态,
当有不同意见时,杜绝意气用事,抱着一切为解决问题的心态进行沟通。
3.主动性原则
不要在沟通遇到问题时,就把问题搁置,等领导解决,应主动寻求多方沟通,直至问题解快为止。
五、沟通方法
1.当面沟通
2.电话联系或QQ联系等
3.书面或OA系统传阅沟通
六、各部门之间沟通合作管理程序
1.各部门按照《部门事务联系函》理清本部门各员工岗位职责,实行责任到人的制度。
2.每次部门之间任何事项的联系必须有书面文档,以表单为主。表单制作必须清晰,且有流程说明。
3.一项工作需其它部门协助才可完成时,可通过《部门事务联系函》进行协调沟通,公司任何人都可以根据工作需要发《部门事务联系函》,接收《部门事务联系函》者必须全力配合发出人完成委托工作,接收人对发出人负责。
4.填写《部门事务联系函》时务必注明要求完成的日期,如书面提交时必须有接收部门负责人的签字。书面的《部门事务联系函》至少一式三份,即发出部门一份,接收部门一份,人事行政部一份。重大联络事项还需交一份至公司总经理。如在OA发出的,接收部门必须在OA系统中确应收到函件,并确认完成时间。
5.执行《部门事务联系函》者在接收《部门事务联系函》时可确定完成时间,需立即回复;若《部门事务联系函》交待事项较难确定完成时间,则在24小时内回复发出者完成时间。执行者在执行过程中因难度大、变化大、弹性大而不能在预计完成时间内完成该项工作,双方协商,经发出人同意后,可修改预计完成时间(在OA传阅中追加确认完成时间)。
6.执行者必须无条件接受《部门事务联系函》委托事项,不得以任何理由推卸,若不属于自己职责范围的工作,可以经上级转给人事行政部,重大事情可转交给公司总经理。
7.各部门之间的沟通本着对事不对人的原则,就事论事,每次针对每件事情进行分析、解决,获取结果。不得互相指责、抱怨,更不能漫无边际地议论某人或某事。
8.凡在公司内部工作期间,员工向领导汇报或商讨工作时,必须就某件具体事情交流,客观对待,绝对不允许带个人偏见地谈论工作中的人和事。
9.公司中高层管理人员的言行举止影响到每一位员工,所有管理人员必须做到言必行,行必果,以身作则,任何时候对待每件事情都要起带头作用。
七、沟通工作相关实施要求
1.建立分层协作制度,明确子公司总经理、各子公司部门负责人、具体岗位的职责分工:子公司总经理负责综合性的协调,人、财、物资源的匹配;部门负责人主抓协调工作的落实;具体岗位负责执行各项工作任务。
2.设立定期的工作例会制度。为开展部门间沟通方式,由各子公司轮流定期主持召开工作例会,相关部门列席会议,解决协调工作中遇到的实际问题;同时,也可将协作流程的合议,也一并纳入工作例会议题。
3.建立责任共担机制。跨部门合作不仅仅是各部门按业务程序规定做完自己分内的事情,亦有责任跟催和协助其他部门共同完成任务;同时,跨部门合作业务未达成预期指标的,相关责任应由所涉部门共同担负。特别是针对沟通不及时,导致工作准备不足,开展不利的,要追究相关的责任。
4.建立绩效共享机制。在跨部门合作中,预期绩效的产生,是协作各方共同努力的结果,只是由于分工的不同,对于绩效贡献的比例不同。因此,对横向沟通工作的绩效考评,必须重视绩效分享问题,而不能单纯归于某一部门。
5.设立协调工作牵头部门。将协调性工作纳入各部门的年度工作计划,由专门的牵头部门统一汇总、调度,并对效果工作开展情况进行考核。
八.部门之间联络以及事情处理未果的处理方法
1.人事行政部作为公司处理投诉部门,每接到一宗事务未处理的投诉事件,根据《部门联系单》或其他书面联系资料查核,一经属实,对未处理部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。
2.公司总经理、主管集团副总经理每接到一次事务未处理的投诉,即对被投诉部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。
3.公司级会议上每收到一次事务未处理的,对被投诉部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。
4.人事行政部负责对部门之间配合的每笔事项进行追踪,根据《部门联系单》提供的信息确认,一旦发现有事情未按时按质按量处理完毕的,不论是发出部门未做检查,还是
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