服装厂:采购部工作流程与管理制度.pdf

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服装厂:采购部工作流程与管理制度 一、 总则 为加强采购工作的管理, 提高采购工作的效率, 制定本制度。 所有的采购人员及 相关人员均应以本制度为依据开展工作。 采购部经理对采购员及库管员进行考核 和管理。 二、 采购部经理职责: 1) 负责组织公司所销售产品的采购 2) 对库房的管理工作负责。 3) 做好销售员与供方之间的联系工作。 4) 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。 5) 对本部门员工制度执行情况负责。 6) 对本部门员工的专业知识培训负责。 7) 对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。 8) 严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理 负责。责任到人,发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。 9) 负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。 三、采购经理工作职责 1、严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。 2、确保每月的发票正常收回。 3、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂 家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌,落实到人。 4 、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案,并与业务部门达成共识。 5、采购要严格按流程执行并做到货比三家,控制降低采购成本,对供应商进行 管理及考评,每年按一定比例更新供应商(形成表单)。 6、密切与供应商的合作关系,做到投入、细致、深知,达到低价、快速、及时 供货。 7、严格执行合同管理规定,要按时签订,不得延误,并在第一时间将合同传递 给与项目相关的人员。 8、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。 9、综合调配公司库存资源,订货时必须要了解当前库存情况,在有库存的情况 下要以先出库存为主。 10、负责门市产品选型、市场导向、宣传资料。 11、组织本部门员工业务培训 12、树立公司的专业形象,保证公司的名誉不受到侵害。 四、 库管员职责: 1) 早盘查(点货备发)、晚清帐(当日工作当日完)。 2) 提供及时准确的货物,做好后勤保障。具体要求:订单一发,必须及时、清 晰、准确的了解货物的运行状态,即时登报信息,直至合同完成、存档。 3) 负责库房日常管理事务。 4) 检查库存产品状况。 5) 按规定收发物料。 6) 物料进库储位的筹划与排放, 7) 填写库房相关数字登录到服装管理系统。 8) 配合盘点库房产品工作的具体执行。 9) 物料的搬运和库房废次品的回收及保管。 10) 对来料来货及时入库,储放安全以防倒塌、遗失或变质。 11) 维护和管理搬运工具。 五、 流程: 1) 采购流程: A 收到销售部从服装管理系统发来的订单 B 审批确认 C 询价、比价 D 采购部经理审批(重大合同向公司领导请示) E 签订采购合同 F 复印后,将原始合同整理装订年末存档 2) 付款流程: A 在服装管理系统内录入付款申请单 B 采购部经理审核 C 副总经理审批 D 财务部付款。 3) 收货流程: A 直发: a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货 b. 供货方传真提货单 c. 通知销售内勤已发货 d. 销售部内勤传真提货单至最终用户并确认 e. 采购员办理入库手续 f. 销售部内勤办理相应的出库手续 B 转发: a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货 b. 供货方传真或邮寄提货单 c. 通知办公室相关人员提货 d. 提货人员将货物交库管员并办理交接手续 e. 采购员清点货物并办理服装管理系统入库手续 4) 收进项发票流程: a. 催供货方开具发票 b. 核对开票内容 c. 录入服装管理系统 d. 将发票交财务部签收。 5) 出库流程: a. 库管员收到销售部销售内勤发出的服装管理系统出库申请 b. 库管员备货并复核 c. 交办公室发货 d. 办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤 六、 采购管理制度: 1) 建立好供方及用户档案,并做好工作记录。 2) 建立、建全比价制度,保证采购设备的质优价廉。 3) 建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售 后服务管理表。 4) 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结,并提出本 周用款计划。 5) 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十 日通知销售内勤 6) 所有货物一律开箱验

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