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档案管理工作流程 1 资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。 工作流程 一、 合同归档 1、 我司合同是属定格合同 ; 2、 我司每年微波炉 3 月 28 日, 空调 10 月份签订新年度合同 ; 3、 根据新年度合同进行分地区分客户分类别进行整理归档 ; 4、 按地区客户进行整理客户档案。 ( 包括所有通讯地址 ) 5、 按签订合同额度进行跟踪每月的合同额的完成进度。 二、 合同、 协议审批 1、合 同及协议的签订 , 首先是由业务员进行对新客户的经营状态及 经营实力的进行评审 , 评审合格业务员必须签字然后正本合同或 协议一式两份寄回公司。 2、 总部收到合同或协议 , 首先是进行年度政策的核对 , 如没有超出 年度政策转交部门经理审批生效 , 如超出年度政策必须部门经理 审批签字后转总裁办审批方可生效。 三、 文件归档 1、 总裁办在每个时期的发文 , 统一签收后转交部门主管批阅方可传 阅及归档。 2、 部 门每个时期的发文 , 按部门发文格式下发 , 发出的文件必须有 部门经理签字及盖章方可发出及归档。 3、 发 出的文件要及时跟踪反馈。 四、 邮件收发 2 资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。 1、 公司西门的邮件快递收发室 , 每天发两次 , 上午九点半一次 , 下午两点 半一次。 2、 每天邮件签收后进行登记汇总 ( 做一份邮件清单表 ) , 然后拆开邮件 核对办事处的邮件清单及票据或资料是否相符 , 如果不相符当时马上 要打电话去办事处咨询交寄人是否漏寄。 3、 办事处寄回公司的资料一般分为 11 类 : 1、 银行汇票、 银行承兑汇 票; 2 、 退回增值税发票 ; 3 、 折让证明、 客户倒开冲差发票、 串号 发票、 超市收货单等 ; 4 、 合同、 协议 ; 5 、 客户奖励确认单、 返利 发票、 转款委托书 ; 6 、 业务员的差旅费、 微波炉、 空调展台制作 费, 促销活动费等 ; 7 、 办事处日常开支的固定费用票据 ; 8 、 业务 员、 内务员、 促销员进厂登记表及资料 ; 9、 促销员月薪酬收入表 ; 10、 售后部相关资料 ; 11、 其它资料。 4 、 根据 11 类资料进行转发工作 : 1、 银行汇票、 银行承兑汇票 ; ( 1) 微波炉、 小家电货款转发给欧阳 琰韫签收 ; ( 2) 空调货款转发吴惠玲签收。