法务档案管理制度.pdf

密级 一般 单位名称 ***** *****/ZH-FW-DA-20160 文件编号 01 版本编号 第一版，第 0 次修改 文件名称 法务档案管理制度 页 数 8 页 1 目的 1.1 为了规范企业的档案管理，便于档案的查阅，并确保文件档案的安全性特制定本制度。 2 适用范围 2.1 本制度适用于 ***** 合同档案；商标、专利等知识产权档案；诉讼档案；公司内部与综合部法务发生联 系的往来文件如：通知、决定、会议纪要、内部联络单、申请、财务报表、凭证等；外协单位及外部单位、 机构发给我司的函件、通知、决定等。 3 管理职责 3.1 综合部法务负责 ***** 上述档案的统一管理， 并指定档案管理专员具体负责相关文书、 资料档案的接收、 收集、整理、立卷、副本制作、保管工作，档案管理直接责任人为综合部法务负责人。 4 主要内容 4.1 档案的分类 档案 保管责任部 保管 延续保存期 档案类别 基本范围 密级 级别 门 地点 限 秘密、 机密、 合同 公司 各类合同、协议 综合部法务 档案室 十年 绝密 商标、专利、著作 知识产权 公司 综合部法务 档案室 永久 机密 权 诉讼 公司 各类诉讼材料 综合部法务 档案室 十年 秘密 公 司 内 部 与 综 合 内部往来 部门 部 法 务 发 生 的 外 综合部法务 档案室 三年 一般 来文件 外 协 单 位 及 外 部 外部往来 公司 单位、 机构与综合 综合部法务 档案室 三年 一般 部法务文件往来 4.2 档案接收、整理、归档 4.2.1 所有档案一律由综合部法务档案管理人员接收、整理、归档 4.2.2 档案管理人员在接收相关档案时应当建立书面台账，由档案移交人签字确认，并且每月将书面台账 转换为电子台账。 4.2.3 业务部门不得私自存放合同、商标、专利、著作权等档案原件，原件在具体业务完成七日内应当提 交综合部法务档案管理人员处并在相关台账上登记签字。 4.2.4 档案管理人员在接收档案时应当审核档案的完整性，对于档案材料不完整、不真实的，应当当场说 明，并要求整改，对于可以先行保存的部分档案应当先行放在临时保管柜，并且及时要求并追回其他相关