企业内部控制实务教学：课件6-采购业务控制.pptVIP

【复习思考题】 （五）物资验收不规范风险 物资验收环节没有科学有效的管控措施，缺乏科学规范的退货索赔制度，可能导致供应商与质检人员、计量人员、保管员串通舞弊，以次充好、以少充多等舞弊行为的发生；导致不合格物资退货不及时，损害索赔不落实；导致采购物资账实不符及采购物资损失。 （六）货款支付不当风险 货款支付缺乏科学、规范的管理制度，或付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严、不按合同规定付款等，可能导致付款环节的舞弊行为，造成企业资金损失或信用受损。 （七）会计系统失控风险 缺乏有效的会计系统控制，未能全面真实地记录和反映采购各环节的资金流和实物流情况，会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，造成采购物资受损、短缺或资金流失。 二、采购业务的关键控制点、控制目标及控制措施 1.建立规范的采购申请制度； 2.严格按计划、按预算申请采购事项； 3.严格执行授权审批制度。 采购申请规范化 2.请购 1.制定科学、合理的物资库存定额及消耗定额； 2.根据实际需求和定额标准，准确、及时地编制物资需求计划； 3.采购计划必须与生产、销售计划以及库存情况相互衔接、综合平衡； 4.物资采购计划应纳入全面预算管理； 5.采购计划必须经过严格的授权审批程序。 采购计划与其他计划相互衔接、综合平衡 1.审批采购计划 控制措施 控制目标 关键控制点 1.建立健全采购定价机制和招投标制度； 2.建立物资采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并加以合理利用； 3.采取协议采购、招标采购、比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。 以合理的价格采购合格的产品 4.确定采购价格 1.建立科学的供应商评估和准入制度； 2.按照公平、公正、公开和竞争的原则，择优确定供应商，并与供应商签订质量保证协议； 3.建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。 选择合适的供应商 3.选择供应商 控制措施 控制目标 关键控制点 1.依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况； 2.严格按合同办理预付款、运输、监督、投保等事宜； 3.落实物资供应责任制度； 4.实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。 确保采购合同的有效履行 6.实施采购过程 1.应引入竞争机制，确保供应商具备履约能力； 2.根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同或签署框架协议； 3.对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定； 4.采购合同要准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任。 合法合规，维护企业利益 5.订立采购合同或框架协议 控制措施 控制目标 关键控制点 1.制定规范的付款制度，落实付款审批人和付款人职责权限； 2.严格审核采购合同、发票等单据凭证的真实性、合法性和有效性； 3.严格按照合同条款、预算安排和审查无误的采购凭证办理付款； 4.合理选择付款方式，及时办理付款业务； 5.加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，确保资金安全。 付款方式恰当，资金、信誉不受损失。 8.支付货款 1.制定验收制度，明确验收标准； 2.落实验收人员责任制，确保验收内容齐全、过程规范、结果真实； 3.建立验收责任追究制度。 确保入库物资的品种、数量和质量符合规定标准 7.物资验收 控制措施 控制目标 关键控制点 三、采购业务的会计系统控制 （一）准确核算采购业务 企业应按照国家统一的会计准则，对采购业务进行准确的会计核算与账务处理，要通过相应的会计账户准确进行物资采购核算和货款支付等业务活动。 （二）妥善保管采购合同、凭证等资料 财会部门要对采购业务的合同、协议、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、购货发票、付款凭证等文件资料登记造册、专人负责、妥善保管，以备查用。 （三）实行采购资金预算管理制度 财会部门要实行采购资金预算管理制度，严格按预算、按合同条款，按审核无误的付款凭证和付款审批制度办理货款支付。 （四）定期核对应付账款和库存物资账目 财会部门的采购核算岗位要定期向供应商寄发对账函，或面对面核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，确保实现账账相符；存货核算岗位要定期与仓库保管员核对物资账目，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致、账实相符。 【案例分析6-1】白云公司的物资采购业务按如下程序和规定办理： 1.首先，由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写一份《物资需求单》交采购部；然后，采购部根据每月的采购计划，对《物资需求单》进行审批。如果符合采购计划，便组织采购；如果不符合采购计划，便经过公司领导批准后再组织采购。