采购业务流程及管理制度(1).pdf

采购业务流程及管理制度 一、货品采购：由货品主管办理、批准、采购。 1、对于大批量的货品采购（暂定为十万元） ，须由主管业务负 责人审核批准后方可采购。 2 、长期报价采购，对于经常采购的供应商厂家，商定长期订 购、价格优惠、付款优惠政策，并签订一年以上采购优惠合同。 3、未经公司主管业务负责人书面同意，不得私自变更、替换 现有货品供应商； 如有更适合供应商而需要替换原供应商的， 必须提 交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。 4、询价、议价结束后，需公司主管业务负责人书面同意方可 定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由经办人负全责。 5、采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为 无效。 6、适逢节假日等大宗采购合同签订由主管业务负责人及公司 指定负责人共同审批书面申请后，方可执行。 7 、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分 析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。 8、货品主管接到各柜组货品申请单 ”后应依各柜组需求时间 的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料， 需精选 三家以上的供应商进行产品的书面比价， 经分析后进行议价， 并将结 果书面提交审核、监督人员签字后方可定价。 9、货品主管收到经审核、 监督批准的 “柜组货品采购单 ”后， 应以 “订购单 ”向厂商订购，并以 QQ、电子邮件或传真的方式确定 交货 ( 到货 ) 日期。 10、若属分批交货者， 货品主管应在 “柜组货品采购单 ”上署 名 “分批交货 ”以供识别。 二、采购付款：付款、收货。 1、货品主管在采购过程中，需预付货款时，应在申请付款单一 式三联上注明预付货款， 该批货品为哪个柜组订购， 并附采购合同或 供应商采购协议复印文本，其中需标明货品数量、品类、单价、付款 方式、优惠幅度、交货时间、方式等。自己留存一联备查；会计部门 留存记账联记账； 财务部审核监督留存一联， 用以督促监督该批货品 及时到达公司，以杜绝货品到达公司后，因业务繁忙、时间延误等原 因遗漏后，造成货品不能及时上柜，公司资产滞押的不良后果。 2 、货品到达公司后，收货人员应依照实收数量，进行分类整理 核对，确认无误后，由货品管理人员到电脑入库人员处办理手续， 并出具电脑入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称， 数量、单价、金额等）。入库单必须通过货品主管、 收货人员签字后， 并将记账联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单， 随同购货发票或收据由货品主管或公司主管业务负责人签字审批 后，到财务部办理结算付款手续。 3 、如收到货品后，有部分货品特殊原因未随该批量货品到达， 需由往来帐会计核算审核后， 对未收到货品进行挂账申请处理， 并于 六日内交与会计进行账务处理。 三、市场价格：比对， 1、货品主管应调查主要货品市场与行情， 并建立供应厂商资料， 作为采购及价格审核的参考。 2 、货品采购主管应就公司所需要材料，提供市场行情资料，作 为货品批准价格的参考。 本办法经董事长批准后实施。 货品主管岗位职责 岗位名称：货品主管 直接上级：公司主管业务负责人 负责对象：货品的采购 工作目标：要求将公司各专柜所需货品保质、保量、安全及时的满足 权力与责任： 一、严格遵守公司的各项规章制度和有关规定； 二、根据销售计划和资金情况，编制采购计划； 三、全面负责公司货品的采购工作； 四、掌握好实际库存和在加工货品的在途情况；