【设计院管理】来往邮件管理办法及通讯员岗位职责.docVIP

办公设备设施及工作环境管理规定一 修订码：0 PAGE PAGE 2 来往邮件管理办法及通讯员岗位职责 目的 为加强我院来往邮件管理，确保我院的邮件得到及时、准确、安全的邮寄和领取，促进生产和工作的顺利进行，特制定本办法。 来往邮件 2.1 行政部通讯员负责全院因公邮件的邮寄和交换工作。 2.1各单位或部门因公需邮寄一般信件，由发信人交至行政部，由通讯员统一发送。凡属重要的信函，还须在信函右上方编号并办理登记手续，同时投入行政部信箱，由通讯员负责邮寄或交换。 2.3各单位或部门因公需发送快递的，由发件人按要求填好“特快专递详情单”，经行政部管理人员审核发件人交发的“特快专递详情单”准确无误，盖章确认后，即通知邮局工作人员前来索取，发件人将待发快递交至收发室并在“邮寄特快专递登记本”上登记后，由收发室工作人员交给邮局工作人员，再由邮局工作人员在“邮寄特快专递登记本”上签名或盖章。 由院收发室主要负责全院邮件的收发工作。 凡属邮局工作人员要求在其登记本上登记盖章的邮件，收发室工作人员从邮局工作人员处签收后，应及时在“邮件接收登记本”上逐一登记。凡属院或院领导的邮件，由收发室工作人员通知行政部管理人员签领；各单位、部门、或个人的邮件，由收发室人员通知单位、部门、或个人签领。 凡属快递等有时间要求的邮件，收发室工作人员在同邮局工作人员办理完交接手续后，应立即通知有关部门或个人签领；凡节假日收到上述邮件的，应尽快通知有关部门或个人签领。 凡来自境外的邮件，收发室工作人员在不知道具体该给哪个部门或个人的情况下，可交由行政部秘书科管理人员处理，并办理好登记手续。 3 通讯员岗位职责 3.1 负责院内外的文件收发 3.1.1每天准时到机要通信交换站办理文件交换工作； 3.1.2凡秘密文件、机要文件、挂号文件等专递资料要进行登记，及时把各类文件交行政部处理。 负责院内业务信件的投递 准时每天下午到流花邮局投递及领取信件，对重要的挂号信、快件信、特快专递进行登记； 做好必威体育官网网址工作，杜绝丢失文件及泄密现象。