【设计院管理】文件控制程序.docVIP

文 件 控 制 程 序 修订码： 0 PAGE 1 PAGE 2 1 目的 1.1 为了确保本院质量管理体系运行的各个场所使用的文件是充分和适宜的有效版本，确保文件保持清晰，易于识别和检索，防止作废文件的非予期使用。 2 适用范围: 本程序控制以下与质量有关的文件 与工程设计、咨询、工程勘察/测量有关的外来文件（国家、行业、地方标准、规范、规程、标准图集和法律、法规）。 计算机应用软件。 与产品有关的技术性文件（如各设计项目的设计要求、工程项目设计通知书、工作联系单及顾客提供的文件等） 2.4 质量管理体系文件（形成文件的质量方针、质量目标、质量手册、程序文件和其它的质量文件）。 职责 技术质量管理室负责外来文件、质量体系文件的控制。 信息档案资料室负责计算机应用软件的控制；负责归档的技术文件和标准规范、规程的购买和发放。 工程项目总负责人负责与产品有关的技术性文件的控制。 工作程序 外来文件的控制 4.4.1 技术质量管理室按照资料部门提供的有关目录，根据我院的工作需要，编制各专业使用的《设计院各专业现行技术标准（规范、规程、规定）》有效版本目录文件。资料部门根据有效版本目录，经主管部门审批人签署后购买发放，详见《工程技术标准规范采购发放管理规定》。 4.4.2 技术质量管理室对有效版本目录文件的有效性实行动态管理，及时通知并在院网发布。 计算机软件的控制 信息档案室负责编制《设计院各专业软件有效版本清单》，经审批人签署后上院网发布，并由信息档案室负责安装到各使用场所。计算机软件的控制详见《计算机设备、设施、软件管理规定》。 4.3 外来技术文件的控制 工程项目总负责人负责收集和整理外来技术文件，并保存到工程竣工后，交档案室归档。档案室对归档的技术文件按照院《工程文件档案管理办法》中的有关规定进行控制。 4.4 质量体系文件的控制 4.4.1质量体系文件的编写、审批与发布 质量体系程序和工作文件由管理者代表组织有关部门、人员进行编写，经管理者代表批准发布，质量手册由技术质量管理室编写，管理者代表审核，院长批准发布。 4.4.2 质量管理体系文件的管理 质量管理体系文件经批准发布后，应标明版本号，放在院网中，各部门可直接在院网上查阅。 4.4.3 质量管理体系文件的更改 质量管理体系文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人在“体系文件更改通知单”上填写更改原因和更改内容，经管理者代表批准后，由技术质量管理室负责在网上进行文件更改，标明文件更改后的版本号，并将“体系文件更改通知单” 发至各有关部门。 5 引用文件和质量记录 计算机设备、设施、软件管理规定 工程文件档案管理办法 工程技术标准规范采购发放管理规定 文件发放审批登记签署表 体系文件更改通知单