商务礼仪之发邮件.ppt

五、语言的选择和汉字编码 2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 第二十六页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 五、语言的选择和汉字编码 3、对于信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文 你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 第二十七页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 五、语言的选择和汉字编码 4、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件 不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。 第二十八页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 结 尾 签 名 第二十九页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 六、结尾签名 1、签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体 第三十页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 六、结尾签名 2、不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以设置多个签名档灵活调用 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般比正文字体小一些。 第三十一页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。  ——发邮件 第一页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 关 于 主 题 第二页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 一、关于主题 添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。主题要提纲挈领。 一定不要空白标题，这是最失礼的 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题 第三页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 一、关于主题 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”，也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 第四页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 一、关于主题 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理一定不要空白标题，这是最失礼的 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复邮件时应根据内容更改标题不要RE一大串 第五页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 一、关于主题 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 第六页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 关于称呼与问候 第七页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 二、关于称呼与问候 1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 第八页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 二、关于称呼与问候 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 称呼是第一行顶格写 第九页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 二、关于称呼与问候 2、Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常写Best Regards，中文写“祝您顺利”之类，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 第十页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 关 于 正 文 第十一页，编辑于星期五：二十二点 二十四分。 三、关于正文 1、 Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当