Ecel2000入门第七第八讲稿.pdf

精心整理 第七讲数据的管理与分析 通过对工作表和图表的学习，我们了解了 Excel2000 有很强的表格处理和图表 功能。在数据的管理分析方面，尽管 Excel 并不是一个真正的数据库管理系统，但 在管理数据、 操作数据、作数据分析透视等方面， Excel 却能实现数据库的管理职能。 实际上， Excel 是将数据列表用作数据库的。 一、数据列表 所谓数据列表是包含相关数据的一系列工作表数据行，例如一批学生成绩、一 组商品发货单数据，或一组单位名称和联系电话等等。在数据列表中，第一行数据 通常用来作为数据列表的列标题，对列表的内容进行说明，它相当于数据库中的字 段名称；其余各行的内容都是由列标题所标识的具体数据组成，每一行就象是数据 库中的一个记录。在执行数据列表中数据的排序、筛选、分类汇总时， Excel 会自动 将数据列表视作一个数据库。 数据列表不同与一般的工作表，在数据列表中每列必须有列名，且每一列必须 是同类型的数据。可以说数据列表是一种特殊的工作表。例如，上一节中介绍过的 “学生公共课成绩表”就可以看作是一个数据列表，如图 7-1 所示。 图 7-1 数据列表示意图 1. 数据列表数据的输入 在工作表中建立一张数据列表后，就可以输入数据了。在建立数据列表时需要注 意以下几点： 精心整理 一个工作表上最好只建一个数据列 表； 数据列表中最好不要有空白行和空白 列； 在数据列表中的第一行一定是列表头 图 7-2 “记录单”对话框 （字段名），名字必须唯一； 查看、更改、添加及删除数据列表中的记录。在图 7-1 所示的数据列表中选定任一 单元格，选择“数据”菜单→“记录单”命令，屏幕显示图 7-2 所示记录单对话框， 一个记录单一次只显示一个完整的记录。 如果在记录单上输入或编辑数据， Excel 将 在数据列表中及时更改相应的单元格内容。 2. 列表数据的编辑 数据列表的编辑可以和一般的工作表数据的编辑一样进行，由于数据列表的特 殊性，对数据修改后，要注意保证数据列表中数据的完整性。所以数据列表通常是 以记录（一行）或字段（一列）为单位进行编辑的。 （1）添加新记录 可以在数据列表的末尾依次输入数据，添加一条新记录，不过要保持每一列数 据类型的一致性。 （2）插入记录 可以先插入空白的行，然后再在空白行中输入数据。 （3）删除记录 选中要删除的一个或多个记录（行） ，然后选择→“编辑”菜单→“删除”命令 项（注意！不是用“清除” ）。 （4 ）增加字段 精心整理 可以先插入空白的列，然后在空白的列中输入字段名及具体的数据。 （5）删除字段 选中要删除的一个或多个字段（列） ，然后选择→“编辑”菜单→“删除”命令 项，删除字段实际上是删除字段所在的列。 需要注意的是：如果在一张工作表中有多个数据列表，那么，在插入和删除记 录、字段时，就不能简单地插入或删除行和列，而只能是插入或删除局限在本数据 列表范围的单元格区域中的数据。 二、记录（行）的排序 Excel2000 的排序功能允许对数据列表中的所有记录 （行