酒店采购计划管理制度.pdf

酒店采购计划管理制度 1、制定采购计划 （1）由酒店各部门根据每年物资的消耗率、 损耗率和对第二年的预测， 在每年年底 编制采购计划和预算报财务部审核； （2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核； （3）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。 2、审批采购计划： （1）财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核； （2）财务部根据酒店本年的营业实绩、 物资的消耗和损耗率、 第二年的营业指标及 营业预测做采购物资的预算； （3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批； （4）经批准的采购计划交财务总监监督实施， 对计划外未经批准的采购要求， 财务 部有权拒绝付款。 3、物资采购： （1）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时 进行采购，以保证及时供应。 （2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签 订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 （3）餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部 下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。 （4）计划外和临时少量急需品， 经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行 采购，以保证需用。 4、物资验收入库： （1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收； （2）仓管员验收是根据订货的样板， 按质按量对发票验收。 验收完后要在发票上签 名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。 5、报销及付款 （1）付款： ①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款； ②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领 空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内； ③按酒店财务制度， 付款 30 元以上者要使用支票或委托银行付款结款， 30 元以下者 可支付现款。 ④超过 30 元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但 现金必须在一定的范围内。 （2）报销： ①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计 划预算内，核准后方可给予报销。 ②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者， 应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证 明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。 采购部业务操作制度 1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调 查表； 2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案； 3、在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购； 4、按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购； 5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报； 6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。 7、将到货的品种、 数量和付款情况报告给有关部门， 同时附上采购申请单或经销合 同； 8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报 销或结算手续。 仓库管理制度 1、仓库的分类： 酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟 酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，动力部的油 库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的 花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设 备仓等等。 2、物品验收： （1）仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到： ①发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收； ②发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收； ③对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。 ④对购进品已损坏的不验收。 （2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金 额填写验收单，一式四份，其中一份自