高效会议管理技巧.ppt

主讲：潘国宏 ;通过学习本课程，你将能够：;第一讲、当今会议面面观;一、会议的意义;二、会议的目的;三、会议的种类;（二）按会议方式分： 1、面对面会议 2、电话会议 3、视频会议;（三）按会议目的分： 1、固定的部门会议 2、临时处理突发事件的会议 3、宣布人事安排和政策的会议 4、当众表扬或批评别人的会议 5、集思广益的会议; 1、固定部门会议至少每月一次 2、全体的会议建议每半年一次 3、处理突发事件会议避免频繁 4、一对一的会议要以随时举行;五、会议的成本;第二讲、会??效率不高的原因及解决方案;一、会议效率不高的原因;二、如何进行预防性管理;三、高效会议的八大特征;四、会议规范;1、参会者要将工作安排交给会议主席 2、超过1小时的会议要有书面的通知 3、所有参会者都要准备发言的心态 4、会议要准时开始、准时结束 5、负责人对决议能否达成负直接责任;6、在会上要维护别人的尊严 7、要有人提出不同的意见 8、会后要能拿到书面的记录 9、参会者要履行反馈职责 10、要请第三方监控会议质量;第三讲 开会前的准备工作;不需要开会的情况;一定要开会的情况;会议准备的作用;会议准备的1H5W;会前准备的内容;SWOT分析;第四讲 成功会议的五种策略;第四讲;开场白的程序;掌握议事进度的方式;决策的方式;达成团队决策的方法;主持人发言最多的原因;第五讲 会议中的沟通与反馈技巧;沟通漏斗;沟通的定义;沟通的金三角;沟通的冰山模式;有效沟通的原则;造成沟通困难的要素;得到对方信任的窍门;批评三步曲;第六讲 主持人的会议管理技巧;一、倾听技巧;“听”字的繁体写法 聽 ;倾听的礼节;倾听的技巧;表达感受的两句话;1、展示Presenting 2、探询Probing 3、评论Commenting 4、建立Building;5、测试Testing 6、总结Summarizing 7、排除Shutting out 8、引进Bringing in 9、建议Proposing;第七讲 如何对待会议中的 意外情况;1、讲故事（和讨论的主题无关） 2、讲了很久才能进入主题 3、讲得太模糊，没有具体事例 4、拒绝倾听别人的主要观点;对付“蝉”型发者的办法;“鲨鱼”型发言者的症状;对付“鲨鱼”型发言者的办法;“驴”型发言者的症状;对付“驴”型发言者的办法;“兔子”型发言者的症状;对付“兔子”型发言者的办法;“螃蟹”型发言者的症状;对付“螃蟹”型发言者的办法;第八讲 主持人与参会者的守则与责任;一、主持人的守则与责任;5、帮参会者理清思路 6、避免会中意见一边倒 7、减少和议题无关的争论 8、要保持中立的态度;主持人调停失败的原因（一）;主持人调停失败的原因（二）;参会者的十大守则（一）;5、尽可能多地获取信息 6、耐心倾听、尊重他人意见 7、勇于发言，言之有物 8、不隐恶扬善，不人身攻击 9、避免不当的肢体语言 10、会后总结;冲突的二维模型;处理冲突的类型;第九讲 会议记录;会议记录者的功能;会议记录者的胜任条件（一）;会议记录者的胜任条件（二）;1、重要的会议应该进行录音 2、定期召开的会议不用录音 3、多数会议指定会议记录者 4、记录者的笔记流畅不失真 5、会议记录者的责任更全面;6、会议记录内容全面而准确 7、会议结束后整理记录内容 8、会议记录应有组织地整理 9、与主席共同修正错误部分 10、将会议记录发送给与会者;1、社会性懈怠 2、团体思维（从众） 3、团体极化; 一、参会者如何进行会后跟进 二、主持人如何进行会后跟进 三、会后自我评定 四、如何提高下次会议质量;参会者会后跟进的内容;主持人会后跟进的内容;会议中是否有人未听懂你的意思？ 自己有无岔开话题？ 有无事先让与会者了解会议内容？ 自己有无紧张？ 。。。。。。;交 流;Thank You !