高效会议管理培训.ppt

高效会议管理 知识与经验点滴分享;课程提纲： 1、会议为什么缺乏效率； 2、高效会议的特征； 3、如何开始一个会议； 4、相关人员职责； 5、会议记录和检查跟踪； 6、个人心得与会议制度参考； 7、实践才是硬道理;大家关心的会议管理几个问题点： 如何选择筹划会议，如何通知会议， 如何做会前准备，如何开始会议， 如何主持会议/会议记录，如何控制议程，如何快速决策（识别拖延信号），如何安排任务， 如何结束会议，如何会后跟踪；;什么导致会议没有效率？;个人观点： 高效会议＝高??会议主持人;首先我表明下我对管理者与员工的理解： 我现在完全认定，公司如果出现问题，肯定是管理层的问题，不是员工的问题。 【比如经营问题、管理问题、以及我们今天说的会议问题。是管理层的什么问题呢？主导思想，决策方向，公平公正等等。】;【主导思想：比如说稳扎稳打，还是突发猛进，比如说爱因斯坦名言：人的成功＝99后天努力＋1先天聪明，但是有些人不这么认为，认为我生下来就没有含着金钥匙，所以再努力也。。。】 【决策方向：年底了，老板看了下财务报表，不错，今年有不少利润，明年我们投资房地产】 【公平公正：今天员工A说工作计划写了跟没写一样，搬运工有人搬了给钱有人没给，停工待料人安排去搬运，也给钱了。; 1、欠缺目标或目标不明确。 2、欠缺议程。 3、与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。 4、会议时间不当。 5、开会通知时间不当(太早通知开会或太晚 通知开会)。 6、开会通知内容欠周详。 7、会议地点不当。 ; 8、会议场地设备欠佳。 9、与会者无准备而来。 10、未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。 11、会议不能准时开始。 12、会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。 13、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。 ;比较以下会议图片，我们缺什么;1、外界干扰。 2、与会者发言离题。 3、主持人出难题。 4、让没有必要留在会场的人员留在会场。 5、犹豫不决。 6、资料不充足，却贸然决策。 7、少数人垄断会议。 ;8、与会者之间交头接耳，开小差。 9、与会者不表明真正感受或意见。 10、与会者之间争论。 11、与会者与主持人争论。 12、视听器材发生故障。 13、 与会者欠缺热心。 14、会议超出预定时间。 15、主持人未能总结会议成果。 ; 1、欠缺会议记录。 2、不能对决议事项进行有效追踪。 3、不能对会议结论、成败得失进行检讨总结。 4、不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。 5、与会者对会议感到不满。 ;会议效率不高的原因及具体表现;高效会议的特征;高效会议的特征;是否要开会？;－－摘自：哈佛经理手册 会议只是一种管理工具； 一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度! 热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点； 厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一 种活动。他们也能够举出许多耸人听闻的理由，来支持自己的见解。;－－摘自：哈佛经理手册 会议只是一种管理工具； 在这两类人士之中，厌恶会议者似乎比热衷会议者更多；极具讽刺意味的是：诅咒会议的人往往是些最不懂得开会，甚至是最喜欢滥开会议的人!;无需开会的“五个如果”;必须开会的“五个如果”;如何有效开始一个会议;与会者的选择;会议时间的选择;会议地点的选择;议程的指定;会议通知的派发;销售管理（含客户关系管理、报价、分销、多角贸易等） 0. 组织结构 1. 国外客户、潜在客户接触整理 2. 国外客户报价 3. 国外订单确认 4. 国内客户、潜在客户接触整理 5. 国内分销 6. 内销报价流程 7. 国内订单确认 8. 订单下给客户流程 9. 订单跟单流程 10. 船务制单流程 11. 外销出货流程 12. 内销出货流程 13. 内外销的退货流程;会议场地的布置;会议主持人职责;时间;高效的必要条件 －会议记录与会议跟进;会议记录者的功能;作为参会者的会后跟进;作为主持人的会后跟进;公司会议个人体会 与 会议管理制度参考导读;1、会议主持人适当霸道点： 参会人员有领导，不要因为领导身份而受其影响，领导也要听从主持人会议安排，避免偏题。 2、会议与头脑风暴的区别： 我们很多的会议之所以时间长，很多不是会议，是头脑风暴，很多头脑风暴没有提前做好相关准备和资料提供，所以没有范围。;3、会议之后没有对会上达成事宜确认和后续相关落实、检查的说明。 4、讨论问题，编于完美，希望面面俱到都能满足，但执行就很困难，一定要遵循人们对事务认识从模糊到清晰的过程，执行改善也是一样。;会议管理制度参考导读;实践是检验真理的唯一标准;谢 谢 大 家！