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合同范本之采购合同归档目录 合同范本之采购合同归档目录 PAGE 合同范本之采购合同归档目录 采购合同归档目录 【篇一：集中采购资料归档以及管理方案】 采购资料归档以及管理方案 目录 一、总则 1 目 的 3 2 范 围 3 3 权 责 3 4 采购资料归档制度 3-5 采购资料归档范围 3-4 采购资料归档要求 4 采购资料归档流程 4-5 5 采购资料必威体育官网网址制度 5 6 采购资料调阅制度 6 7 采购资料销毁制度 6 二、采购资料管理 1 产品资料管理 7 2 供应商资料管理 7-8 供应商编码制度 7 供应商产品台账制度8 供应商资料管理要求8 三、采购资料归档以及管理流程图 四、附件清单 一、总则 【篇二：采购档案管理】 采购档案管理 一、目的：保证采购档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。 二、适用范围：对企业采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录进行收集、查阅、发放。 三、归档范围： 企业采购档案的归档范围包括： （一）企业采购计划执行文件 1.采购年度计划与月度计划（原材料、辅料、化工材料） 2.采购计划执行文件（经审批的订单，月度零星购买合同与请购单一起归档) 3.到货的检验记录副本。（检验报告、验收报告） 4.每月到货情况统计分析表（到货达成率） （二）企业采购前期准备文件 1.采购框架合同、协议书与供应商的技术、质量协议，合同评审表； 2.评审前期情况汇总报告或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、定点候选供应商名单，报价商谈情况 3.采购方式变更申请批复（供应商切换、供应商的工程变便），合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录（包含附件变便记录）。； 3.采购文件及采购人确认记录，包括供方评审、评审细则、评审整改记录等有关文件、 资料。前期开发确认封件、批准书，产品图纸，供方提交的生产工艺文件。 4.采购发供方公函、通知及其变更事项、修改说明，； 5.购买采购物资、服务相应的供应商名单（经公司领导批准）； 7.供应商资格审查情况报告；评审记录 （三）企业采购招标（含发起的申请、谈判、询价、定点）文件 1.采购招标文件正本，包括有关文件、资料等； 2.在采购招标截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录； 3.接受供应商投标（谈判、报价）的记录； 4.开标一览表； 5.中标合同及其相应的技术、质量协议标准，项目评审记录。 5.开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录； 6.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。 (四）其他文件 1.供应商质疑质量、材料与处理过程记录及答复； 2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定； 3.采购过程中的音像录音资料; 4.其他需要存档的资料。 四、 收集管理： 各采购部指定采购内勤负责采购档案的管理，并建立岗位责任制度。采购合同签订后一个月内由经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。采购框架合同，由经办人员或责任人次月10号前把上月与供方合作情况的相应资料收集整理后交档案管理人员归档。 五、 归档要求： （一）采购档案内容齐全完整； （二）采购档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准a4纸（工程图纸可根据具体情况确定） （三）采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代（复印件需经部门主管签字备注原件用途）； （四）采购档案中的签名、印鉴手续齐全，首页应有“采购档案目录”字样；便于保管和利用。 （五）档案管理人员应加强归档档案的管理，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证采购档案的标识清晰有效，确保采购档案安全保管、存放有序、查阅方便；光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。 （六）计划性物资按种类、时间顺序进行编号归档，档内档案材料按照采购工作流程排列依次为计划、计划执行文件、到货检验记录、每月到货情况统计分析表。 （七） 招标采购档案按照时间顺序进行编号归档，卷内档案材料按照采购工作流程排列，依次为项目发起执行文件、项目采购准备文件、项目开标（谈判、询价）文件、项目评审文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。 （八）供应商档案按合格供应商名录编号进行归档，档内档案材料按供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、设备清单，供货产品商务协议、技术协议、质量协议，供货产品清单、图纸、ppap资料。供应商供货绩效按月归档。 （九）采购档案（中标相关档案）的保存期限应从采购结束之日起不少于十年。非中标（成