质量记录保存期限规定.pdf

1 目的 为了证明本企业的各项质量活动达到了合同要求和体系要求，并 证明对合同中提出的质量要求予以满足的程度。 2 适用范围 凡本企业对提供质量管理体系符合要求的证据均属范围内。 3 名词定义 质量记录：证明满足质量体系要求所提出供的客观性证据的文件。 4 管理重点 各部面建立和执行有关质量记录的标识、收集、编制目录、归档、 储存、防护、借阅、和处理的控制。 各部门依质量记录保存期保存，超过期限的由各部门整理、编制 目录后交品质部休存或销毁。 保存期限指 365 天为一年。如保存期一年， 2010 年 2 月 4 日的资 料，则在 2011 年 2 月 3 日为一年，在 2011 年 2 月 5 日则超过保存期。 保存期限内的有效数据须分类存放、且易查、易取。 这保存期限的质量记录由品质部回收后，由品质部分类是否超过 保存期，对已超过期限的记录依文件与数据流程处理。符号“√”代 表销毁部门。 品质部以保存各部门质量记录的正本为原则，复印本则为过期后 由品质部直接申请报废。 部门数据更新时，由所在部门向相关部门发送新的数据，并将旧 版回收并盖作废章作废。 品质部回收资料的时间，按本规定回收和处理。 5 本规定，由管理者代表签发之日起执行。 6 记录期限表 管理部 营销 名 称 财务 技术 品质 物资 生产 售后 备注 档案 人力资源 后勤 / 国贸 体系文件—规章制 至换版√ 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 原稿文件在档案室存留 1 年 度+文件申请表 视情况 E－ mail+Fax 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 保存√ 合同终 合同终结 合 同 1 年 1 年 长 期 结后半 原稿留营销部 / 国贸部存档 后 1 年√ 年 用户反馈信息 √ 1 年 1 年 产品检验凭证 2 年√ 2 年 关键件留存品质部档案室 供货方资质、供货 至合作 至合作 2 年√ 原件留档案室 资料 终止 终止 供货方评审记录 2 年√ 至换版 至换版 原件留档案室 采购单 半年√ 3 个月 送货单 +对账单 对账