项目档案信息管理制度.pdf

欢迎共阅 项 目 档 案 信 息 管 理 制 度 为规范档案管理，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据 《中华人民共和国档 案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》 《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定， 结合公司实际情况，特制定本制度。 1.2 本制度适用于公司系统各单位，公司下属单位可结合实际，制定本单位的档案管理制度。 1.3 公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体 的档案，各部门负责本部门资料的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。 1.4 公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。 各部门及有关人员按照其岗 位职责，负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。 1.5 部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理，填写档案移交清单后按要求向公司 档案室移交。 1.6 公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不得拒绝归档，对 私自损毁档案和不按要求归档的 , 应当追究有关部门和责任人的责任。 2 文件材料的归档 2.1 归档范围 凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文 字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容： 2.1.1 发文、收文 ( 上下级单位和外单位的来文 ) 。 2.1.3 各类统计报表、统计资料，生产经营简报、月 ( 周) 报。 2.1.4 公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。 2.1.5 合同协议文本包括合同协议（正本） 、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履 行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。 2.1.6 调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。 2.1.7 科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料。 2.1.9 会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。 2.2 归档文件材料来源 2.2.1 公司内部形成的文件材料。 2.2.2 公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料。 2.2.3 公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。 2.2.4 公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。 欢迎共阅 2.2.5 公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料 2.2.6 公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。 2.3 归档文件材料载体 归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 2.4 归档时间 2.4.1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。 2.4.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 2.4.4 公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 2.4.5 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。 2.4.8 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 2.5 归档要求 2.5.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要 求。 2.5.2 归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不 得更改。 2.5.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与 汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 2.5.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 2.5.5 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。 2.5.6 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映 同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 2.5.7 公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单 位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。 2.5.8 各部门文书人员