企事业档案管理中存在的共性问题.pptx

一、全宗卷二、企事业档案管理中存在的共性问题及改进的方法三、《2006年度市直企业档案工作检查标准》诠释2021/7/4一、全宗卷 1、全宗 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案整体。 2、全宗的意义 全宗是组成国家档案全宗的基本单位。档案必须按全宗整理，其主要意义如下：2021/7/4 （1）按全宗整理，符合档案工作必须维护党和国家历史真实面貌的要求。一个单位的全部档案能系统反映这个单位成立以来历年的活动情况，反映其职责、任务、工作发展、生产经营等情况，只有维护了每一个单位的历史真实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真实面貌。所以，一般说，同一单位的档案不能分散，不同单位的档案不能混淆。 （2）按全宗整理，能够紧密的保持文件之间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项整理工作中再保持内容、时间或形式方面的联系。 2021/7/4 （3）按全宗整理，便于系统和历史地研究档案内容，发挥档案的凭证作用。 （4）按全宗整理，便于档案进馆后的各项业务工作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。 总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。 2021/7/4 3、立档单位及其构成条件 立档单位是与全宗这一概念联系在一起。 立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组织、企事业单位和某些著名人物，它的全部档案可以构成一个全宗。构成立档单位的条件是一个机关、社会组织、企事业单位必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条件是： （1）可以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。 2021/7/4 （2）是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位，可以编造预算或财务计划。 （3）设有管理人事的机构和人员，并有一定的人事任免权。 上述三个条件是互有联系的，一般说有第一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的单位不完全具备三个条件，则以第一条为主。 2021/7/4 4、全宗卷： 在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 5、全宗卷的作用： 全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管理工具。每个单位档案室均应建立全宗卷。2021/7/4 6、全宗卷的主要内容： （1）档案收集：档案交接文书、移交目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等； 档案交接文书：档案移交概况以及其他需要说明的问题 各企事业单位涉及到的主要是档案交接登记表2021/7/4序号文（图）号题名年度页数保管期限密级备注???????????????? 档案交接登记表（《档案工作指南》123页） 日期 移交人签名 接收人签名 2021/7/4时 间实施单位或个人内容数 量备 注卷件页?????????????? （2）档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等； 档案整理加工登记表全宗号： 注：内容栏填写具体工作项目包括整理、鉴定、修复、缩微、扫描等。2021/7/4 （3）档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等； （4）档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与修复情况报告等； 2021/7/4检查时间：检查内容：发现的问题：（如破损、丢失、借阅等）?改进的措施及效果：?检查人： 档案检查记录（《档案工作指南》126页） 注：检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次。2021/7/4统计时间门类档案数量开放数量所属年代载体形态语种价值备注卷件卷件?????????????????????? （5）档案统计：档案收进、移出登记，案卷 基本情况统计和重要的利用统计表等； 全宗档案基本情况统计表 全宗号： 注：价值是指档案的保管级别，暂空。 2021/7/4时 间收进方式移出方式来源或去向内容摘要起止年度数量备 注卷件盘︵张︶合计永久长期短期合计永久长期短期????????????????档案收进移出登记表?注：1.时间为收进、移出时间；2.方式是指接收、寄存、捐赠、购买、征集或转移、销毁等；3.来源或去向是指档案的形成者、移交者或在何处保管；4.内容摘要是指档案门类等；5.备注填写说明档案状况、附件等。2021/7/42021/7/4 （6）档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等；2021