会议管理培训课件.pptx

第六章 会议管理;6.1 会议概述;（二）会议的目的;（三）会议的种类;（四）会议的频率;（五）会议的成本;（2）直接的会议成本;（3）效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。;6.2 会议效率与规范;（二）高效会议的八大特征 只有必要时才召开 经过好好筹备过 拟定和分发了议程表 严格遵守了时间 一切按部就班 请了最有经验的人出席 结束时做了评论和总结 记录了决定、建议和负责人;（三）会议规范 （1）会议时间安排的规范;（2）会议规范本身 参会者要将工作安排交给主持人 超过一小时的会议要有书面通知 所有参会者都要有准备发言的心态 会议要准时开始、准时结束 负责人对决议能否达成负主要责任 在会上要维护别人的尊严 要有人提出不同的意见 会后要拿到书面的记录 参会者要履行反馈指责 要请第三方监控会议质量;（3）固定的会议流程规范 ;6.3 开会前的准备工作;（一）如何判断是否需要开会 （1）不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议 没有要讨论的特别的事情 还有比开会更好的方法 预算出的会议成本过大 决策者已经决定的事情 ;（2）一定要开会的情况 把信息同时传递给很多人 需要别人参与以集思广益 需要听取各部门工作汇报 需要当众表扬或批评时 给小组或部门分配任务时 ;（二）会议准备的作用和方法 （1）会议准备的作用 可选择最适当的讨论方式 使参会者有讨论的方向 事先告知参会者做好准备 节省会议时间与减少冲突;（2）会议准备的1H5W法 H-How 怎么样开会 W－Why 为什么开会 W－What 开什么样的会 W－When 何时开会 W－Who 谁来参加会 W－Where 到哪儿开会;（三）开会准备时座位的安排;（2）大型会议 面对面就座：当你在讨论问题或试图做出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主席坐在团队成员之间。 显示等级：如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。主席坐在长桌的顶端，资力最浅者坐在离主席最远处。 自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上 ;（四）主持人如何做好会前准备 设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT 分析 ;6.4 会议成功的策略;（二）如何分配发言时间;（三）如何掌握议事进度（控场）;（四）达成决议;（五）团队决策法;6.5 会议中主持人的会议管理技巧;（二）意外和冲突的处理 （1）“蝉”型发言者 症状 A讲故事 B讲了很久才切入主题 C讲得太模糊，没有具体事例 D拒绝倾听别人的主要观点 应对办法 A采用非语言性暗示 B探询、总结、测试其理解程度 C善意提醒关于程序及时间限制 D带入别人发言;（2）“鲨鱼”型发言者 症状 A有攻击别人的倾向 B总是给予消极的、否定的意见 应对办法 A理解别人的想法或情绪 B重申会议中无论什么意见都可以提，但正面的建议会更受欢迎 C采用非语言性方式打断;（3）“兔子”型发言者 症状 A质疑正在使用的程序 B总是提议不同的程序或建议 应对办法 A肯定他的贡献 B重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实施;（4）“驴”型发言者 症状 A过于敏感 B防卫性很强，心中有面“墙” C不能站在别人的立场看问题 应对办法 A突出他的贡献 B重复问题 C短暂沉默;（5）“螃蟹”型发言者 症状 A开会时还做别的工作 B私自进入小团体讨论 C时常接电话 D打瞌睡 E其他，如用笔敲桌子、背对发言者、看别处等 应对办法 A主持人停止说话或示意发言者暂停，使私下谈话的人警觉 B主持人问能否把他们正在讨论的事告诉大家，问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论 C对打瞌睡者，可以中间休息5分钟，并把会议议程加快 D保持短暂的沉默 ;情景模拟 我们班级马上要开一个迎新晚会，就该晚会的时间、地点、节目单、抽奖内容展开讨论。;（一）会议记录 （1）会议记录者的素质要求 反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强;（2）会议记录内容包含： 讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误） 有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何 分派工作的详细情形及完成日期。 会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。;2021/7/4;（2）会后跟进 与会者的会后跟进;（2）主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施 联络缺席的同事，询问缺席