会议组织与管理XXXX18.pptx

第五章 会议的组织与管理; 教学目的： 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。;学习重点与难点;一、会议概述 （一）会议的涵义 会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。 ;（二）办会的涵义;（三）会议的主要特点;（四）会议的作用;（五）会议的种类;;（六）会议的要素 １.形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２.内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３.程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４.财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 ;（七）会议成本与会议效率 1.会议的时间成本 ;? 2.直接的会议成本 ;3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：;项 次;二、办会工作的基本内容;7.负责会议签到； 8.会中组织和协调； 9.会场其他组织和管理； 10.会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 11.会议的结束收尾工作。;(二)文书工作;(三)生活管理工作;(四)安全保卫工作;会务工作流程图（会前）;会务工作流程图（会中）;会务工作流程图（会后）;三、会务工作具体内容;(二)会前准备工作; 2.确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3.确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4.确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。;链接：; 5.确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）??殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。; 6.建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。 7.确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8.确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。; 9.安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某公司销售会议议程表 1.推选销售部经理的人选。 2.年度销售活动的总结。 3.有关销售问题的发言。 4.下年度销售目标。 5.销售人员的招聘和重组。;某股份有限责任公司股东大会日程安排; 10.制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。;链接：发通知应注意的事项 一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议; 对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票; 发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。 ; 11.制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 旁听证 会议证件 工作证