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大型物业公司财务采购制度 为了保证采购的科学性和安全性，提高资金的使用效率，必须对采购活动的全程进行控制，保证各项采购交易得到有效批准、执行、有效控制。对采购过程要实现采购计划、采购审批、采购实施、财务功能要严格分开，以使采购过程各环节满足互控原则、过程体现透明原则。 一、管理工作范围： 采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为 企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项 企业经营活动。采购活动的环节包括采购计划、采购计划的审批、供应商的收集/调查/选择与技术选型、合同评审与审批、采购实施与过程控制、验收、后期管理等。 根据以上环节涉及实施主体包括需求部门、采购部门、财务部门、后期管理部门、审批人等。其各自职责为： 需求部门，负责采购计划的提出、参与采购过程中的技术选型、验收； 采购部门，负责采购活动全过程的管理与采购实施，包括供应商管理、技术选型、组织合同评审、实施采购行为等。由于目前公司成立初期，不具备独立设立采购部门条件，因此采购部门暂以“采购小组”形式运作，“采购小组”由项目管理部、总经办、财务部以及需求部门派员构成，其中需求部门派员主要负责技术选型工作； 财务部门，负责采购的预算控制、资金配置、付款和财务监督； 后期管理部门，落实部门为总经办，负责供应商及采购采购全部档案的存档、售后服务的接洽联络等； 审批人，为公司的总经理或其书面委托的代理人。 二、采购流程的适用范围 本采购流程适用于2000元以上的大型采购及长期供应商的选择，2000元以下的零星采购适用简易程序： 1、需求部门每月30日之前将采购计划报至总经办，总经办汇总各部门采购计划后报送财务部进行审核，采购计划中应有两家以上的供应商询价记录； 2、财务部对于预算内的采购审核后批准后，由总经办交至总经理进行审批，如果属于预算外采购应办理预算增补手续，再交至总经理审批； 3、总经理审批后由总经办办理采购过程，验收合格后将发票、采购合同、供货方营业执照和联系人方式及入库单至财务部办理付款手续。（如果供货方为个人，则至少提供发票、供货合同、供货方身份证复印件和联系方式及入库单） 三、采购流程： 1、采购计划 （1）采购计划由采购需求部门制订并提出，由该部门负责人审核并签署。 （2）采购计划应包括：采购名称、数量、规格、质量标准、用途、采购时限及预算； （3）采购计划预算应符合年度财务预算，对超出预算的采购应同时办理预算增补手续。 采购计划审批 采购计划一经制定，应先报送财务部门进行初审，初审目的是鉴别采购计划与预算的符合性。对于符合预算的，再交总经理审批，超出预算的要办理预算变更手续； 供应商的收集/调查/选择与技术选型 （1）根据采购实际情况确定采购小组：由项目管理部、总经办、财务部及需求部门派员组成，并由总经理指定采购小组组长，重大采购应由总经理参加采购小组； （2）由采购小组负责供应商的收集、审核和管理并形成供应商档案，包括供应商企业登记资料、资质、住所及联系方式、历史业绩与信誉等；负责相关商品及服务的技术质量资料信息的收集与管理；必要时进行现场考察； （3）为保证充足的供应商来源，任何人均可以推荐适当的供应商，但在供应商评审和后续采购环节上，推荐人应回避； （4）供应商审核简化程序：优先选择已存在供货关系的供应商，对已存在供货关系的供应商再次采购时只需确认该供应商的变化状况，以简化供应商审核；对于采购中涉及的该领域知名品牌的制造商（如海尔、西门子等）的直接供货，以及知名商业企业（如国美电器、沃尔玛等）的明码实价商品，可以对供应商之建立档案而不进行审核； （5）采购小组对备选供应商提供的商品或服务进行询价、技术选型、商务洽谈，所形成的资料也应形成档案。 4、合同评审与审批 （1）由采购小组根据供应商调查、技术选型和商务洽谈的结果提出备选供应商名单，并拟定合同。合同样本属国家规定的，以国家规定的为准；属供应商提供的，可以采用；不采用供应商提供合同样本或供应商未提供的，由采购小组组长负责拟定； （2）由采购小组负责组织合同评审； （3）由采购小组填写《采购合同评审表》，并署名意见由采购小组组长签字确认； （4）使用部门负责人在《采购合同评审表》签署意见； （5）必要时，由公司法律顾问、专家参与评审，并签署意见； 5、采购实施与过程控制 （1）通过合同评审的采购合同由总经理或其代理人签署； （2）签署后的采购合同影印件报财务部备案，作为付款审核依据； （3）采购小组依采购合同完成采购并进行过程控制。 6、验收 （1）由需求部门依据采购合同对采购商品和服务进行验收，填写并签署验收单； （2）验收合格的，需入库的按照库存管理相关规定办理入库手续，直接交付使用的，办理相关资产管理手续后交付使用； （3）验收不合格的，由采购小组负责依据合同约