采购管理制度管理.docxVIP

采购及费用结算管理制度 采购管理 一、总则 为了规范集团的物资采购业务，降低物资采购成本，简化采购流程，确保集团及各公司各项物资供应，加强集团物资采购的监督管理，特制定本制度。 二、适用范围 适用于集团总部、物业事业部、商贸公司物资采购。 职责及权限 集团行政：负责汇总各公司的采购需求及报价，联系供应商进行配送； 各公司行政：根据预算负责统计各公司需求，统一报给集团行政并验货签收； 四、采购模式 供应商统一配送：工程物料，保洁日常标配、固配物料，绿化物料，固定资产，项目前期开办物料，工装，集团、六合、华辉、华诺安总部办公用品等。 统一采购：员工福利，客户礼品，大型活动礼品等。 自行采购：项目办公用品，小型活动礼品，零星或紧急采购等。 紧急采购：仅限于急需要使用的物料（1小时以内） 五、采购流程 各项目/部门每月预算内固定物资采购： 依物资需要状况、库存数量等要求，每月25日前提交下月所需《物资采购计划表》，并注明采购物品名称、品牌型号、采购数量、单价、总价等；如有特殊需求需在《物资采购计划表》中注明。 每月20日左右提出工程物料需求综合中心审核预算，是否超标 每月20日左右提出工程物料需求 综合中心审核预算，是否超标 提交集团汇总 提交工程张工审核 每月20日左右提出保洁物料需求 是 否 通知供应于 通知供应于1周内配送，接收人验货签字 2、工程物料 （1）工程物料由各项目提交电子版《物资采购计划表》至工程设备管理中心制定负责人处，1个工作日内审核完毕，转交至各公司综合管理部 ； （2）综合管理部根据《物资采购计划表》核对是否超出预算，未超预算将纸质版盖章签字于每月25日转交集团行政处；超出预算则驳回至项目，根据预算重新提报； （3）集团行政将各公司的《物资采购计划表》进行汇总，安排供应商将物料于次月5日前送达项目。 （4）物料送达后，项目指定负责人（项目助理+专业模块负责人）验货、签收。 3、保洁物料 各项目提交电子版《物资采购计划表》（月度或季度）至各公司综合管理部； 综合管理部根据《物资采购计划表》核对是否超出预算，未超预算将纸质版盖章签字于每月25日转交集团行政处；超出预算则驳回至项目，根据预算重新提报； 集团行政将各公司的《物资采购计划表》进行汇总，安排供应商将物料于次月5日前送达项目。（华诺安物业的保洁物料采购于次月5日前项目在指定供应商处领取物料，领取人需在《物资采购计划表》上签字确认。） 4、办公用品采购 集团各职能部门、物业事业部综合部及各公司综合管理部，将《办公用品采购申购单》于每月25日前提交至集团行政处； 按照每人40元的标准，集团行政审核、汇总，安排供应商于26日前送达，由各提报申购单的部门负责清点、验收、签字、入库（集团行政、物业事业部综合部、各公司综合管理部）。 （3）各项目办公用品按预算内标准自行进行采购，凭《销货清单》及发票交由各综合管理中心报销；集团统一采购实行季度结算费用。 5、客情、福利采购 拟定福利方案市调 拟定福利方案 市调 提交市调报告并确定福利采购方案 商贸人资负责本公司及门店人员统计、签批 商贸人资负责本公司及门店人员统计、签批 物业事业部负责职能中心人员统计、签批及各物业公司人员汇总 集团行政负责集团职能中心人员统计、签批 下发通知，确定配送时间 集团行政汇总数量，并协调各配送地点及数量 跟进供应商配送时间及配送地点和数量 指定负责人验货、清点数量并签收 方案拟定：节日前一个月根据市场了解及各公司的意见，拟定福利采购意向方案，不少于三种； 市调：集团行政与财务共同完成福利方案的市调，并提交市调报告； 签批：集团行政根据市调结果提报福利采购方案分析，确定福利方案发送各公司人资； 人员提报：各公司人资负责各公司人数统计；物业事业部负责事业部职能部门人数统计并汇总事业部总人数；集团行政负责集团职能中心人数统计并汇总福利发放总人数； 协调配送：集团行政沟通确定配送时间及配送地点、数量并下发通知； 验货：指定相关负责人进行清点、验货并签收； 资产需求固定资产采购 资产需求 集团行政根据采购计划联系供应商进行配送 集团行政根据采购计划联系供应商进行配送 相关负责人验货签收并建立台账 审批结果报综合部备案；同时转发集团行政采购 根据授权流程权限提报审批 各部门/各项目需要购买固定资产类物品，根据授权流程提报审批； 综合管理部对审批完的流程进行备案并报送至集团行政处； 集团行政根据采购需求，联系供应商3日内进行配送； 指定项目负责人进行验货签收并建立资产台账。 7、零星、临时的物资采购 （1）预算内非固定资产类的零星/临时采购低于1000元以下，由项目负责人报批总经理审批后，综合部备案，项目可自行采购，凭《