第九章秘书工作的管理.pptx

第九章 秘书工作的管理;第一节 评价秘书工作的标准;二、影响办事效率的几种情况 （一）扯皮 1.解决问题的客观条件已经具备，只是因为少数人反对，而长期得不到解决。 2.已经正式作出了决定，只是由于触及到某个部门、单位、地区的利益，有人就找各种借口不执行，由此而造成相互扯皮。 3.业务上左右互不衔接，促使矛盾复杂化。 4.一件有利可图的事多头插手，造成你中有我，我中有你，互不相让，形成对峙局面。 5.同一个机关的文件、领导讲话、批示，前后不衔接，或内涵外延有矛盾，下面各取所需，各执一端，造成扯皮。 这种文件发到下面，想要解决的矛盾不但不能解决，还会带来更多的矛盾,这种文件的负面作用叫作“内耗”。 6、独家经营思想作祟，不能容忍竞争。你要干我就利用行政职能想办法挤你，直到把你挤垮,挤不垮就长期扯皮. 7.上级业务部门干涉下级政府的决定造成扯皮。 ;（二）怕负责任或不负责任 （三）传递环节多，关卡多，文来文往，枉费时日 （四）门难进，脸难看，话难听，事难办;第二节 秘书工作管理的内容; （二）系统原理 管理的系统原理，即指任何管理对象，总是处在各个层次的系统之中，管理的每个基本要素（人、财、物、时间、信息、体制、法规等）都不可能是孤立的。它既在自己的系统之内又与其他系统发生各种形式的“输入”、“输出”联系，同时又处在一个更大的系统之内。因此，为了达到最优化的管理，就必须对管理进行充分的系统分析。在管理活动中贯彻系统原理，必须抓住管理系统的三个环节：管理系统的目的性、管理系统的整体性、管理系统的层次性。; （三）整分合原理 管理的整分合原理，即为提高管理活动的功效，必须在把握整体和进行整体规划的基础上，将整体分解为一个个基本要素，明确分工，建立责任制，然后又在分工基础加以有效的组织综合。按照这个原理，树立整体观点是大前提，管理者如果不了解整体及其运动规律，就不会有合理的分工；分工是关键，没有分工或分工不明确的整体，必定处于混沌胶着状态，形不成协调有序和高效系统的运动。; （四）封闭原理 管理的封闭原理，是指必须使任何一个系统内的管理手段，构成一个连续封闭的回路，形成有效的管理运动，自如地吸收、加工和做功。构成一个管理系统连续封闭回路的管理手段，可分解为指挥中心（决策机构）、执行机构、监督机构和反馈机构四个相互联系、相互制约，具有不同作用的相对独立的机构。; （五）动态原理 管理的动态原理，即指事物都具有运动属性，管理系统的内外条件是随着时间和空间的变化而变化的，管理者必须掌握信息，运用反馈方法进行控制，对客观变化做出反应，进行调节和保持弹性，以实现管理的整体目标。; （六）动力原理 管理的动力原理，即指管理必须有强大的动力(包括物质动力、精神动力和信息动力三种基本动力)，且只有正确合理地运用各种动力，才能使管理活动持续而有效地进行。与此原理相应的是能级原理，即管理者必须按照合理的功能标准，建立合理的能级结构，使管理的内容动态地处于相应的能级之中，这样才能实现优化管理。运用能级原理，要做到使管理能级按层次具有稳定的组织形态；使不同管理层次的能级表现出不同的权力、物质利益和精神荣誉；使各管理层次的能级与其管理人员的才干、能力动态相对应，也就是使具有相应才能的人得以处在相应能级的管理岗位。只有这样，才能人尽其才，使管理系统高效地运动。; （七）效应原理 管理的效应原理，是指管理者必须以创造出更多、更好的经济效益和社会效益，为社会做出相当于其功能的贡献为根本目的。只有这样，才能充分发挥管理职能，使管理系统持续有效地发展。管理的效应原理强调，管理者必须着眼于管理活动对社会的贡献和影响，努力追求优异的经济效益和社会效益，促进物质文明和精神文明建设的发展。;（八）弹性原理 管理的弹性原理，是指管理必须留有余地，保持弹性，具有适应客观事物各种可能的变化的能力，才能有效实现动态管理。管理弹性有两类：一是局部弹性，即在管理活动的一系列环节，特别是关键环节保持弹性，留有调节的余地；二是整体弹性，即指系统在整体上对各种变化的适应能力，标志着系统的可塑性。只有保持适度的弹性，才能在管理活动中具有充分的应变力量。当然，弹性原理要求管理要保持积极弹性，而不是消极弹性。积极弹性是通过科学预测，使管理不仅在关键环节保持可调性，而且事先预备好多种可供选择的调节方案，以便视变化了的情况而采用。而消极弹性的根本特点是把留有余地变为“留一手”。;（九）能级原理 管理的能级原理，是指无论对管理机构或者人员，都要按照其能量大小，分别安排在适当的位置上，赋予其相应的职位、权力和责任，使其德才称位，充分释放每一机构、每个人员的能量。在实际管理活动中，既要适当保持机构和人员结构的相对稳定性，又要保持必