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第三章 秘书职能环境;了解秘书职能环境构成的纵向层次
了解秘书职能环境构成的横向要素
理解秘书职能环境支撑因素
理解资源发展的导向性
理解资源配置的促动性
了解领导活动
理解领导者、被领导者、作用对象
及环境间的关系
理解领导活动与秘书工作的关系;能处理与上级与下属与部门的关系
能把握资源变化的机遇性
能明确领导需要怎样的秘书
能正确对待异性领导
能处理好与领导班子的关系;第二节 秘书职能环境资源;第一节 秘书职能环境构成; 环境是一个开放的大系统。秘??职能
环境与其他环境系统一样,具有整体性、
层次性、动态性。;一、纵向层次; 秘书机构是秘书开展业务活动分工合作
的基本单元,是各类管理领导机关的日常办
公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、
管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、
人际关系、秘书部门负责人的影响力,以及
办公设备、办公条件等要素,构成秘书机构
的内部环境。; 形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备
六方面的条件:
要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、
具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人;
要有健全的工作制度;
要建立科学合理的分工配合体系,形成高效的
工作流程;
要形成灵敏的信息处理及综合加工机制;
要形成和保持和谐的人际关系;
要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。;(一)秘书机构内部环境; 秘书所在组织内部环境,是秘书所在组织内部
一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。
组织内部环境主要有六方面(见图3-2)。; 组织外部环境是一个庞大的、具有层次
的、开放的、相互联系的系统。
组织外部环境对组织管理及秘书工作的
影响是极为关键的。它为各级各类管理组织
提供物质、能量和信息,同时也提供生存、
发展的空间。秘书机构、秘书及秘书工作是
依托组织管理而存在的。外部环境对组织管
理的各种影响,都直接关联着秘书部门、秘
书及秘书工作。;二、横向要素; 经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水
平、市场状况、经济结构、资源配置状况、经济运
行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分
配状况等。经济环境对各类社会组织的生存和发展
有着极为重要的影响。
经济环境对秘书工作的影响有以下几方面:
经济环境为秘书工作提供物质基础;
经济环境影响秘书工作的业务内容;
经济环境影响秘书开展业务活动的形式。; 政治环境主要指国家政治制度、政治体
制、政治目标、方针、政策、法律、法规等
方面的政治文明程度。它反映了国家的政治
意志和人民的政治权利,对组织和领导行为
的政治方向有着直接影响。
秘书工作要适应其特定的政治环境必须
做到四点。; 秘书工作必须遵从社会政治规范,必须在国家政
治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动;
秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持
良好的沟通往来关系,特别是要与相关政府主管部门
保持经常性联系,促进相互理解与合作,以便其领导
人遵从依法行政的调控,依法经营和管理;
秘书必须按照社会政治原则,维护自身的政治权
利和合法权益,维护平等的人格地位;
秘书必须适应社会政治的发展和变化,每当社会
政治制度和政治格局出现发展变化时,秘书往往要经
受特殊的考验。;; 社会文化环境包括社会成员受教育程度、价值
观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社
会习俗等。社会文化环境具有民族性、地区性、稳
定性。
社会文化环境对秘书及秘书工作的主要影响:
它影响秘书的综合素质;
它影响秘书事务辅助、参谋智能辅助和综合协
调辅助的有效性;
它影响秘书工作的效率。; 科学技术环境是指与组织生存发展相关
的科学技术、工艺设备、原材料、动力、产
品、管理流程等方面的水平、成果、发展状
况及条件,相关科技理论研究成果及转化为
社会生产产业的能力等。
科学技术环境对秘书工作的影响:
影响其办公设备与手段的先进性;
影响其思维方式;
影响其学习及创新能力。;三、职能环境关系; 秘书工作与纵向层次机构的关系,指的
是与本组织领导层的关系、与上级领导机关
的关系、与本组织下属机构的关系等。
秘书要处理好与上级领导机关的关系,
首先要遵从其领导,其次要加强服务,再次
是加强沟通与协调。
秘书要协助本组织领导者对其下属机构
实施有效领导和管理,就必须处理好与下属
机构的关系。; 秘书与横向部门机构的关系,既包括与本
组织内各职能管理部门的关系,也包括上级机
关职能部门及不相隶属的有关部门的关系。
秘书与横向部门保持良好的相互配合关系
必须要做到以下三点:
要做好综合性办公服务;
要尊重部门的职能管辖权;
要保持密切有效的沟通。 ;(二)与横向部门机
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