OA办公系统开发项目立项报告.pdf

项目编号： FPSC0015-10 日期： 2010-03-09 负责人：肖开波 第 1 页 共 3 页 OA办公系统开发项目立项报告 在现今社会公司要快速发展必须提高员工的工作效率 , 工作的提高必定离不开信息化的 高度建设 , 为提高公司员工的工作效率并能节约办工成本现提出开发 OA办公系统的需求 . 1、项目指导思想 以“提高工作效率、节约办工成本 为指导思想 2、项目目的 2.1 无纸化办公： 通过 OA办公管理系统的导入对现有日常办公中的信息发布、 内部通信、 流程审批、文档管理、企业管理（人事、资产、会议、车辆、考勤） 、分布式办公等进行统 一信息化管理，真正意义上实现无纸化办公。 2.2 节约运营成本：改善了公司信息及公文流转的效率。以前用纸张逐个部门找人签字 的繁琐工作，现在可以通过 OA系统快速解决；以前各基地间需要靠传真花上几天时间完成 的审批程序 , 现在也可以利用 OA即时解决。减少报销时间、减少纸张用量，完善文档管理 , 完善人力资源档案、提高办公效率。 2.3 增强领导监控能力 : 强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监 控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态 , 及时发现问 题并及时解决，从而减少差错、防止低效办公。 2.4 管理公司有形、无形资产，初步实现知识管理：通过极品系统办公平台办公用品、 图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失； 员工的工作经验和技术技能， 不断积累， 将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率 , 也避免 因人员流动导致工作的脱节与贻误，初步实现对组织无形 ( 业务信息、知识 ) 资产的管理 , 为 公司进一步进行知识管理打好良好的基础。 3、现状描述 3 。1 所有资料、文档管理、审批等都使用最原始纸字流程，导致纸张的大量浪费。 3 。2 审批必须由专人负责，同时必须所有领导签字，致使审批时间过长 , 时间大量浪费。 3.3 公司没有一个协助资源共享平台技术交流、资源共享只能单对单传递无法做到资源 共享。 3.4 公司技术文档、问题解决后没有对故障情况进行分析汇总不便于知识的积累 项目编号： FPSC0015-10 日期： 2010-03-09 负责人：肖开波 第 2 页 共 3 页 3.5 公司会议室、投影仪及商务车没有专门的审批流程不便于统一安排管理 4、改善方案 4 。1 对所有审批流程进行分类管控并重新梳理审批流程，借用 INFO平台建立专属于苏 州工厂的审批流程平台。 4.2 对所有公司文件、 部门文件、 管理文件等分类整理并统一存放在 INFO 的文档系统中 并建立查询权限。 4 。3 建立知识库管理系统， 要求将各部门处理异常的问题解决方法进行整理上传整理建 立查询，方便知识的积累。 4 。4 修改 INFO 中资源管理对苏州工厂办公室、商务车及投影仪进行统一管控让所有人 都可查询使用状态。 5、项目带来的预估经济效益 5.1 直接收益 ： 5 。1.1 减少纸张浪费 以 2010 年 2 月用纸量来计算 68