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PAGE 1 PAGE 1 物业住宅小区档案管理制度  物业项目(住宅小区)档案管理制度  1整体档案管理  档案资料的建立应与今后的创优结合起来,根据《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。  第一节基础管理资料  1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用  1)工程规划许可证  2)施工许可证  3)工程总平面图  4)建设工程规划管理竣工验收合格证  5)国有土地使用证  2.办理接管验收手续  1)委托物业管理合同  2)工程建设施工建档移交清单  ⑴幢建施、结施竣工图,建材合格证、分项分部评定资料;  ⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图,分项、分部质检平定资料(复印件);  3)商品房质量保证书  4)房屋移交验收资料  5)设施设备移交清单及档案资料  3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理  1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)  2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)  3)物管企业资质证书  4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)  5)上级批文(文件)  4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同,双方的责、权、利分明  1)物业委托管理合同  2)前期物业管理方案  3)物业移交及实施意见  5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同,双方责、权、利明确总户数户,入住户,入住率为,签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)  6.建立修理资金的管理、使用、续筹等符合有关规定  1)物业管理有限公司代管修理资金的财务管理制度  a)代管修理资金的使用范围  b)代管修理资金的来源和筹集方法  c)代管修理资金的管理与使用方法  d)代管修理资金的移交  7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善  1)房屋使用说明书  2)公共管理制度  ⑴治安管理制度  ⑵消防管理制度  ⑶门卫管理制度  ⑷机动车停车场管理制度  ⑸非机动车管理制度  ⑹装修管理规定  3)政府有关文件  8.业主委员会按规定程序成立,并按规章制度履行职责  1)业主委员会筹备工作资料  ⑴关于组建业主委员会实施方案  ⑵业主委员会资料(详见业办法见调查表)  ⑶业主委员会章程  9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案,并经业主委员会同意  1)创优规划  2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)  3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料  10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定详细的落实措施和考核标准。  1)员工手册  2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范  3)部门职责  ⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)  ⑵员工手册  ⑶管理中心职责  ⑷财务部职责  ⑸护卫部内务条令、岗位职责  4)部门工作程序、操作程序  ⑴财务部管理制度  ⑵客户服务中心工作程序  ⑶工程部设备运行修理工作程序  ⑷消防工作管理制度  ⑸各种应急处理方案  A、火警、火灾应急方案  B、停电应急方案  C、护卫部突发事件处理措施  5)管理中心综合管理制度  ⑴值班制度  ⑵回访制度  ⑶档案管理制度  ⑷原始记录、资料管理制度  6)管理人员、员工考评细则  ⑴管理人员考核细则  ⑵财务管理人员考核细则  ⑶修理人员考核细则  ⑷清洁、绿化人员考核细则  ⑸护卫员考核细则  ⑹护卫部岗位目标管理考核方法  7)护卫部培训日程、训练记录  8)护卫学问考试资料  9)管理中心原始记录资料  ⑴门岗值班记录  ⑵监控中心值班记录  ⑶紧急状况记录  ⑷停车场车辆进出原始记录  ⑸房屋装修管理记录  ⑹装饰装修申请书、责任书  ⑺值班记录  ⑻回访记录  ⑼修理派工单  ⑽住户档案  ⑾修理员值班记录  ⑿设施设备巡查保养等记录  11.物