办公用品管理制度度.docx

文件名 奇辉公司办公用品管理制度 文号 QH-2013-002 版本 A/1 第一章 总则 一、 目的： 为规范公司办公用品的采购与使用，加强办公用品管理，节约成本，提高效率，规范 流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，使之既满足员工 工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本制度。 二、 适用范围： 本质度适用于公司所有员工 三、 职责： 行政人事中心负责办公用品管理制度的执行、监督、落实及采购发放工作。 第二章 实施细则 一、 办公用品分类 1、 办公用品 1.1. 一级消耗品：中性笔、中性笔芯、圆珠笔、铅笔、橡皮、回形针、便签、便贴、订书钉、笔记本、打印纸张、美工刀片、胶带、档案袋、财务账簿、财务收款收据、橡皮筋、一次性纸杯、面纸等； 1.2. 二级消耗品：美工刀、剪刀、文件夹、文件框、订书机、计算器、修正液、印泥等； 1.3. 非消耗品：桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等 2、 劳保用品 2.1. 一级消耗品：肥皂、拖把头、手套、洁厕灵、洗手液、檀香、抹布、垃圾袋、毛巾、空气清新剂、杀虫剂等； 2.2. 二级消耗品：拖把、扫帚簸箕、垃圾桶、厕所刷子、垃圾篓、工服等。 3、 办公用品分配为个人使用的，由个人负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门共同使用的，由部门指定专人管理，如打印机、复印机等。 二、 采购管理 1、 所有办公用品的采购工作，统一由行政人事中心进行。 2、 各部门应于每月 25 日至 30 日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，填写 《物品采购申请单》，交行政人事中心进行审核及采购，具体发放依据实际采购情况而定。 3、 办公用品采购程序： 奇辉建材门窗有限公司 文件名 奇辉公司办公用品管理制度 文号 QH-2013-002 版本 A/1 3.1. 前台文员向各个部门统计需采购物料，填写《物品采购申请单》（附表 1）； 3.2. 行政人事中心确认库存无可用或可替代的物品后，按照规定权限办理审批，填写《物品采购计划表》（附表 2），并报告办公室采购人员，由行政人事中心上报总经理审批； 3.3. 得到采购许可签字后，一般办公用品由公司指定配送公司送货上门，验收完毕后签字确认，即可在财务部核销账目；大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序，购买后凭签字签呈核销费用。 3.4. 一级消耗品按照部门人员数量配置，二级消耗品申请需具有使用人员申请姓名，审核后交付总经理及董事长签字审批； 3.5. 相关领导按规定进行批准权限审签，后由财务部核销费用。 4、 若需采购临时急用的办公用品，由部门主管填写《物品采购申请单》（附表一），并在备注栏内注明急需采购的原因，经财务审核后报总经理批准，由采购实施采购。 5、 对单价大于 100 元以上物品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报行政人事中心审核上报总经理审批，经同意后方可实施采购任务。 三、 用品入库 1、 对采购的办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由前台文员登记入 库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。 2、 物品采购发票应由行政人事中心签字确认入库后，方可报销。 3、 前台文员须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。 4、 要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到 入库有手续、发放有登记。 四、 办公用品领用 1、 办公用品管理员将物品发放给所需部门及个人，部门负责人在《办公用品领用登 记表》（附表 3）签字确认；在登记好《办公用品领用登记表》后，由前台文员直接发放 给使用部门或个人。 2、 领取时，领取人须在《办公用品领取登记表》上写明日期、领取物品名称及规 格、数量、用途等项并签字。 3、 领取二级非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交， 如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。 奇辉建材门窗有限公司 文件名 奇辉公司办公用品管理制度 文号 QH-2013-002 版本 A/1 4、 特殊办公用品的发放，经使用部门办理有关领用手续后，交使用部门具体使用和 管理。 5、 领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领 多少，专领专用。 6、 办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品 的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基 准。明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则保管员有权拒付。 7、 工作服由于特殊性，特别规定如下：工服由公司统一制作并发放给员工，由于工 服制作成本较高，如恶意损坏或离职带走，将从工资或离职工资中扣除工服成本金额；员 工在我公司工作满一年后，工服则归员工自行处理，未满一年