档案和信息管理的技巧.pptx

档案和信息管理的技巧;课程提纲;第一单元 ;收文处理程序 ;文件的签收 ;文件的拆封 ;文件的登记 ;收文登记首先应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工作。 同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用 ;收文登记的方式;2、卡片式登记;3、联单式登记;对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便、易于查找及有利于统计文件等要求。 ;登记工作注意事项 ：;分文 ;做好分文工作应注意几点： ;文件的传阅 ;传阅式样表;传阅注意以下几点： ;文件的请办 ;对收文提出意见，通常是由办公室负责人或秘书负责。意见虽然不是文件处理的最后决定，但它对上司决策提出参考，应慎重对待。总的要求是，要纵观全局，实事求是，力求准确、具体地提出切实可行的拟办意见。同时，意见的文字应力求简明扼要，抓住问题的实质，提出主要的处理方案及理由。如果对某个文件的处理有两种以上的意见，可一并提出，但应写明倾向意见及理由。 ;文件的批示 ;督察工作对于提高办事效率，改进工作作风，具有重要作用。因此，督察工作必须做到经常化、制度化。 ;文件的备注 ;主办工作往往被办理人员所忽视，有些办理人员怕麻烦，文件办理完毕后不做任何记载，总认为自己亲手处理的都很清楚，勿需注明。但实际上，时间一长，就记不清情况了，再遇有接办人员就很难弄清过去的具体情况，文件归档以后，将来查考也会发生困难。所以必须重视主办工作。 ;立卷归档 ;发文处理程序 ;拟稿注意：;协商会签 ;核稿 ;登记编号 ;发文登记编号需要注意以下几点： ;校对的基本原则和方法 ： ;文书立卷归档 ;文书立卷时，要求你最好准确地划分保管期限。避免将需永久或长期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混杂，给档案的保管、统计、利用工作带来不便，甚至影响重要档案的齐全完整 ;按主题特征立卷 按时间特征立卷 按“作者”特征立卷 按文件名称特征立卷 按收发文单位特征立卷 ;坚持做好平时立卷工作 ;调整定卷和归档 ;填写卷内目录和备考表 案卷经过复查调整，在装订前，应及时填写卷内目录。填写卷内目录时一般每一份文件分别填写。如几份文件的内容完全是针对着某一个具体问题的，也可以综合起来填写。永久、长期保管的案卷填写卷内目录，短期保管的案卷可不填写卷内目录。卷内目录一般可填写相同的两份，其中一份附在卷首，不编张号，另一份留以备查。 永久、长期保存的案卷还要填写备考表，主要是为说明卷内文件的某些缺点或问题，并注明立卷人姓名，以备查考。备考表附在卷末，不编张号，应在装订前填好 ;装订案卷的要求 装订案卷时，要注意：修整文件，去掉文件上的所有金属物。 不装订的一侧和下边，要取齐，使案卷整齐美观。装订一侧线外要留有一定的余地避免翻阅时掉页，但又要注意不要把文件的字句订住。 一般横排横写的文件在左侧装订，竖排竖写的在右填写案卷封面。案卷封面应工整地填写，填写的项目为：企业名称(如按问题分类，应填写类的名称)、案卷标题、卷内文件起止日期，卷内文件张数、保管期限、文书处理号 特别提醒：标题要反映出卷内文件的内容、作者和姓名和名称 ;案卷的排列和编号 ;编制案卷目录 ;归档 ;档案的收集整理 ;档案的要求 属于归档范围的文件，必须收集齐全、完整； 分类、组卷符合有关原则，能正确保持文件自然形成联系，反映工作活动面貌； 保管期限划分准确； 卷内文件排列科学系统； 标题结构完整(确切地反映了卷内文件的作者、内容、名称)，文字简练、通顺； 编目细致、清晰，编号方法统一，装订整齐、美观； 将案卷按一定原则加以分类、排列，编制案卷目录;档案的整理 ;档案整理的原则 档案整理的原则是，按照档案材料形成的自然规律，保持各档案的完整和不可分割的联系；按照文件的来源、时间和内容等条件，保持文件之间的联系，充分利用原有的整理基础；便于档案保管和利用 ;档案的分类 ;案卷的排列和案卷目录的编制 ;档案的保管和利用 ;档案的利用 ;提供利用的方式 设立阅览室，开展阅览工作。 将档案材料借出，供利用者暂时使用。 将档案材料进行复制提供利用。 根据档案内容编写综合资料提供利用 ;检索工具和参考资料的作用与种类 检索工具与参考资料的作用 检索工具的主要种类 揭示和介绍整个档案所存的全部或其中一部分档案材料，如案卷目录、卷内目录、重要文件目录等 揭示和介绍档案室所存一个专题材料的，如专题卡片、专题目录、专题介绍等 指明档案材料的有效地点和一定事物所涉及档