办公用品的使用规定.docx

办公用品的使用规定 为规范公司办公用品的使用及管理，控制成本、节约开支，根据公司实际情况，特制订本规定： 一、办公用品的分类 按使用的性质分为易耗品和管理品两类 易耗品主要指：圆珠笔、签字笔、铅笔、笔记本、固体胶、回形针、记事本、复印纸、 笔芯、便签、橡皮擦、涂改液、白板笔、荧光笔、印泥等易耗用品； 管理品包括为：电脑、打印机、计算器、订书机、文件夹、文件柜、长尾票夹、剪刀、 扫描仪、空调、电风扇、相机、投影仪、办公桌椅等管理或辅助物品。 二、办公用品的申请及审批 各部门主管必须在每月 25 日前盘点本部门现有办公用品，并根据本部门的办公需要， 将下月所需办公用品列一份清单交行政部，由行政部统一汇总于每月 28 日前送审，并填写 《采购通知单》。其他时间不受理办公用品申请。对于价值较高的管理品如电脑、打印机、 文件柜、办公桌椅等，需单独填写申请单审批。对于部分使用量大的办公用品，行政部要保 证有少量的库存，以备人员增加或变更等需要，确保日常办公的正常运行。 三、办公用品的采购及验收入库 《采购通知单》审批后传采购部，采购员根据《采购通知单》上的用品明细、规格以及 数量购买，务必在每月 3 日前将办公用品采购入库。办公用品入库时，应以《采购通知单》 为依据进行验收，查看是有否有遗漏或与《采购通知单》规格、数量不符时，仓库管理员应 及时与采购员联系更换或补充。 四、办公用品的发放及使用管理 公司办公用品统一由行政部管理。办公用品采购到位后，行政部通知各部门根据其计划 清单领用办公用品，领用人必须在《办公用品领用登记表》签字。 办公用品使用规定： ① 签字笔（或圆珠笔）每人每月限领 1 支，笔墨用完，可换领笔芯； ② 订书机、计算器、固体胶、圆珠笔、签字笔等申购后领用时必须以旧换新。 ③ 复印纸由行政部统一管理，任何部门、任何人不得私自到仓库领取。 1 ④ 部门需复印时，派人到行政部登记领取复印纸，一次性领取 1 包，派专人保管，并 登记复印内容、页数、份数、及领取复印纸数量。月底统计本部门复印纸使用量。 ⑤ 复印时，原件、复印纸必须放置妥当，防止错印而浪费纸张。 ⑥ 若复印数量较多时，应先复印一份，确认复印效果合格再输入余数，以免浪费。 ⑦ 如非特殊要求，尽可能使用二次纸，节约用纸，降低成本。 ⑧ 严禁复印与公务无关的私人资料，违者罚款 50 元/次。 五、办公用品的保管 ① 个人领用的办公品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏需自己购买。 ② 备用办公用品由行政部统一管理，实行定期盘存制。盘存频率为每月一次，行政部 将于每月的 25 号至 28 号内抽取时间进行备用办公品的盘存。要求月初库存与期间 采购、领用、月尾结余在数量上一致，若不一致必须查找原因及问题环节。并将盘 查的库存数量，结合各部门上报的计划用量，做出采购申请单计划递审。 六、办公用品的领用 办公用品领用时，领用人应当在行政部的《办公用品领用登记表》上填写领取人姓名、 日期、用品名称、领用数量。 七、离职人员办公用品交接 离职、调出人员在办理离职、交接手续时，应将所用的办公用品交接，如有缺失的照数 赔偿，否则不予办理手续。 2