办公用品管理办法规定范本.docx

内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015 内部管理制度系列 办公用品管理办法规定 （标准、完整、实用、可修改） 1 页/共 7 页 内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015 办公用品管理办法规定 Regulations on the management of office supplies 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 办公用品管理办法 QG/XX-2004 范围 1.1 本标准所指办公用品为(以下简称:股份公司)员工日 常办公所用文具(以采购部《办公用品价目表》为准)、办公 自动化所需用的耗材(含磁盘、色带、墨盒等)以及其它特殊 物品(柜、台、凳、特殊文具等)。 1.2 本标准适用于股份公司本部，股份公司下属全资、 控股公司可参照执行。 职责 2.1 秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次 办公用品费用定额，实施定额管理。 2.2 采购部负责外购办公用品的采购。 2 页/共 7 页 内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015 2.3 股份公司设立文具仓，负责办公用品的入库、保管、 发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。 2.4 人力资源部负责每半年核定一次各部门(厂)应该领 用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相 关部门(厂)。 规定 3.1 办公用品由部门(厂)统一领用，其费用按秘书室核定 定额标准执行。部门(厂)管理人员每人每月 10 元、非管理人 员每月 1 元;其他特殊用品费用另计(用于印制生产报表所用 的纸张，不列入办公用品定额内)。一次性领用总额超过 800 元或单价在 400 元以上的，需经总经理批准。 3.2 办公用品费用(其他特殊物品除外)可月度间调剂使 用，年底结算、考核。 3.3 特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后， 方可购买，不受定额限制。 3.4 打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由秘 书室审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用 品费开支，报股份公司主管领导审批。 3 页/共 7 页 内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015 3.5 办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部 分的用品，按设备工程部《非生产设备的管理》等有关规定 办理。 程序 4.1 办公用品的计划审批 4.1.1 采购部负责填报《办公用品价目表》，公布现采购 的办公用品价格，如有变动，应及时发布。 4.1.2 办公用品(其他特殊物品除外)领用计划每季度制订 一次，于每季度最后月份 20 日前，各单位根据人力资源部 核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约 原则，在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式 三份，经部门(厂)领导审核签名后，交秘书室;超过上述标准 的，需经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。 4.1.3 秘书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进 行审核(核定是否超定额，品种是否适宜)，并将审核的各单 位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》 一式两份(包括公共使用的办公用品计划)，附一份各单位《办 公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。 4 页/共 7 页 内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015 4.1.4 秘书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、 各单位《办公用品领用计划》一式一份，交文具仓;一份《办 公用品领用计划》退回各部门(厂)作领用文具的依据;另一份 《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》 由秘书室留存。 4.1.5 文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》， 核对库存，汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一 式两份，经文具仓的主管领导审核签名后，交一份给采购部 采购，文具仓留存一份。 4.2 办公用品采购、储存、发放、核算考核 4.2.1 采购部根据文具仓制定的《股份公司办公用品采 购计划》实施采购，并及时办理入库手续。 4.2.2 采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别 报公司和文具仓，如有变动应及时更改。 4.2.3 文具仓负责办公用品的验收、发放、保管，并按 财务部的有关规定建立台帐。 4.2.4 每季度第一个月的 8 日后，各单位凭公司领导审 批后的《办公用品领用计划》、领料单，到文具仓领取申领 5 页/共 7 页 内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015 的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单审核 后发放，并登入各单位领料台帐。 4.2.5 文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的 数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用。 4.2.6 秘书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标 单位进行减发。 其它 5.1 文具仓应每月盘点，盘亏盘盈应查找