XZ-26办公用品及设备管理规定.docx

重庆新龙湖物业管理有限公司质量体系文件 文件编号：XZ-26 版本号：C 修改状态： 生效日期：2004 年 2 月 1 日 办公用品及设备管理规定 1.0 目的 保障日常办公正常运作，降低办公成本。 2.0 适用范围 物业公司办公室所用的办公用品及设备。 3.0 规定 3.1 所有办公用品及设备由行政部统一建帐管理。 3.2 行政部文员每半个月对办公用品库存进行清点，凡库存物品小于日常用量应有库存的 1/4 时应进行补充。 3.3 各部门（管理处）在行政文员处领用办公用品并在《办公用品领用登记本》上签字。 3.4 行政部文员应在每半年对办公用品质量与各管理处及部门进行回访。 3.5 行政部文员每年年底即 12 月中旬应对办公用品购买、使用情况作出统计。 3.6 行政部所有人员应在购回新办公用品及设备五个工作日内掌握基本使用情况，并指导相关部门人员使用。 3.7 大型设备如复印机、速印机各部门人员应在行政部人员指导下进行操作。 3.8 行政部文员应每三个月对办公设备使用、维护情况进行分析。并与相关设备维护商进行联系。 3.9 当设备出现临时性故障或零件损坏时由行政部文员在半年个工作日内与供货商或相关维护单位取得联系进行维护，维修。 3.10 当设备属于出现老化、大型配件损坏、正常报废前两个月内行政秘书应向行政部主管提交设备运行方案。由行政主管报经理审批采购或更换配件。报废设备应书面通知财务部。行政部固定资产台帐应备案。 4.0 相关记录 4.1 《复印登记本》 全文共 2 负,第- 1 - 页 重庆新龙湖物业管理有限公司质量体系文件 文件编号：XZ-26 版本号：C 修改状态： 生效日期：2004 年 2 月 1 日 4.2 《速印登记本》 4.3 《办公用品领用登记本》 4.4 《设备台帐》 编写:邓爽 审批: 郝红兵 全文共 2 负,第- 2 - 页