办公用品管理办法暂行.docx

办公用品管理办法（暂行） 第一条 目的 为实现办公用品规范管理，特制定本办法； 第二条 适用范围 本办法包括擎申公司办公用品的采购管理、领用发放、使用保管、维修报废 等方面规定； 第三条 定义与分类 1.本办法所规定的办公用品是指办公场所使用的、与工作相关的物品；其他非 办公场所使用的如床、椅子、衣柜等可视同办公用品管理，个人使用时视为向 公司借用或租用；其他纯属个人生活使用的物品，如洗衣粉、洗发水、香皂、 衣架等不能作为公司办公用品。 2.办公用品分类： ? 低值易耗类物品：单价在 50 元以下（墨盒除外），包括：各种纸张、饮用水、笔、回形针、（空白）票据、饮用水杯、笔记本、纸篓、垃圾袋、档案袋、文件夹、装订夹、长尾夹、墨盒、打孔机、订书机、图钉、办公刀具、书籍报刊杂志等； ? 固定资产类物品：单价在 50 元以上，包括：文柜、办公桌椅、电话机、传真机、打印机、（笔记本）电脑、复印机、移动硬盘、U 盘等。 第四条 职责 ? 总经理秘书：采购申请；采购（验收）；保管；编号（暂时不执行）； 登记、统计等； ? 总经理助理：采购相关审核（批）；验收等； ? 总经理：采购相关审批； 第五条 采购管理 采购备存 ? 低值易耗类物品：对于使用频率大的低值易耗类物品公司可适量备存，具体备存物品和数量由总经理秘书根据每月实际消耗数量拟定，并提交总经理助理审核，总经理审批确定（具体表单见《低值易耗品月度实际 消耗用统计表》（见附件））； ? 固定资产类物品：公司遵循“即需即购”的原则，不需要备存； 采购程序 （1）低值易耗类物品采购程序 ? 每月第一周由总经理秘书根据上月使用后实际备存量及采购备存量填写需采购品名及采购数量提交总经理助理审批（具体表单见《办公用品采购（维修）申请单》（见附件））； ? 总经理助理审批后，由总经理秘书负责实施采购（包括支付现金）（24 小时内完成采购）； ? 采购后由总经理助理负责对采购品清点验收实物数量及发票； ? 验收无误后由总经理秘书负责采购登记（具体见《低值易耗品月度采购领用登记表》（见附件））； （2）固定资产类物品采购程序 ? 由使用申请人填写《办公用品采购（维修）申请单》后提交总经理助理 审核； ? 由采购申请人将《办公用品采购（维修）申请单》交由总经理审批； ? 审批后由采购申请人将《办公用品采购（维修）申请单》交由总经理秘 书，由总经理秘书实施采购（包括支付现金）； ? 采购后由总经理助理负责清点验收实物数量、发票及相关附属品（如使 用说明书、保修卡、合格证等）； ? 验收无误后由总经理秘书负责在《固定资产台帐登记表》上登记（具体表单见《固定资产台帐登记表》（见附件））； 供应商及采购价格选定 采购供应商及采购价格的选定遵循以下原则： ? 对于低值易耗品，凡是能够在大型超市（如世纪联华）采购的一般在大型超市采购，价格为超市价格；不能在大型超市采购的低值易耗品，由总经理秘书“按照货比三家”的原则自行确定供应商和价格； ? 对固定资产类物品，由总经理助理和总经理秘书共同选定一家供应商并 确定价格（也可由总经理指定供应商，必要时可签订长期采购协议）； 采购现金管理 ? 公司可根据每月发生的办公用品采购金额在总经理秘书存放一定数额的现金（具体数额由总经理秘书提出，总经理审批而定），采购实际发生时由总经理秘书直接支付；不足支付时可由总经理助理或总经理秘书先垫付；采购现金必须专款专用，不得挪为私用； ? 总经理秘书每次采购时必须留有正式发票，并根据发票并做好登记，建 立台帐（具体见《低值易耗品月度采购领用登记表》（见附件））。 ? 每月月末总经理秘书将本月《低值易耗品月度实际消耗用统计表》（含下月预留现金申请）交由总经理助理申请下月使用现金审核，审核后交由总经理审批； 其他 ? 原则上所有办公用品采购必须按照按照上述程序审批签字（包括电子签字）后才能实施采购，审（核）批人不在时也可由总经理秘书采购后补签，但需说明理由； ? 对于低值易耗类物品，采购时尽可能采购同一品牌； ? 对于固定资产类物品（特别是设备类物品），采购时总经理秘书必须认真验收，确保质量合格方可付款，同时向供应商索要相关附属品，如使用说明书、保修卡、光盘、协议书等； 第六条 领用与发放 1.低值易耗品领用程序 ? 使用人填写领用单（具体见《办公用品领用单》（见附件））； ? 由使用人将《办公用品领用单》交由总经理秘书审核确认（原则上按需 领用，不得多领），总经理秘书签字备案后发放办公用品； ? 总经理秘书根据《办公用品领用单》在《低值易耗品月度采购领用登记 表》上进行相关内容的登记； 2.固定资产物品领用程序 ? 使用人填写领用单（具体见《办公用品领用单》（见附件））； ? 由使用人将《办公用品领用单》