国防《计算机应用基础》（WinXP+Office 2007）教学资料 教学课件 任务2.5 任务2.5.pptxVIP

任务2-5 批量制作商品出货单 模块2 文字处理软件Word 2007 知识技能点 知识 目标 技能目标 2-5 批量制作商品出货单 训练任务 任务描述 小张是宏发公司物流部的职员，现在需要填写商品出货单（大量）给仓库管理人员，由他们按照这些商品出货单实现商品的出仓及邮寄工作。 为了提高工作效率，避免手工填写这些出货单，小张决定使用Word 2007提供的邮件合并功能自动生成商品出货单。  任务描述 商品出货单：实际上就是一张表格，在每张出货单上要填写相应的订货单位、联系人、电话、地址、货物名称、单价、总价等信息，所有出货单的版面格式、表格形式都是相同的。 任务分析 商品出货单结果文档的特点： 固定不变的内容有：出货单中的公司名称、公司标识、公司地址、电话及出货单的表格样式、表格标题及表格中各栏目的名称等信息。 变化的内容有：订货单位的名称、联系人、地址及订购的货物名称、数量、单价与总价等信息。 结果文档包含多张商品出货单  任务分析 工作步骤分析： （1）创建数据源。 每张出货单中变化的信息需要由数据源（Word表格、Excel表格、Access数据表等）来提供。 （2）建立主文档。 每张出货单中固定不变的信息构成了主文档，它的创建过程与新建一个Word文档方法相同。 （3）合并文档。 使用邮件合并工具将数据源中的数据合并到主文档中，得到一个包含多张商品出货单的结果文档，再打印输出此结果文档就可完成本工作任务。  任务实现 1. 创建数据源 出货单源数据源.docx（文件名） 任务实现 2. 创建主文档 出货单主文档.docx（文件名） 排版要求： （1）插入图片“宏美商标.jpg”。 （2）“沈阳宏美电子有限公司”：华文行楷，四号，加粗。 （3） “Shenyang Hongmei Electronic Co., LTD.”：Arial，小五，加粗。 （4）文本框中的文本“地址：…电话：…传真：…”，华文新魏，小四。 （5）文本框无轮廓、无填充色。 （6）标题“出货单”，黑体，二号，加粗，居中对齐。 （7）表格中的文本为黑体，四号。 （8）表格套用格式为“浅色底纹-强调文字颜色 4”。 （9）表格下方输入“签收人：”，“仓库：”，“审核：”，适当调整位置。 任务实现 3. 合并文档 （1）开始邮件合并，选择合并类型 打开主文档文件“出货单主文档.docx”，在“邮件” →“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“信函”命令或“普通Word文档”命令。 操作视频 任务实现 3. 合并文档 （2）选取数据源 在“邮件” →“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“使用现有列表”命令，打开“选取数据源”对话框。 选择“出货单源数据源.docx”文件，单击“打开”按钮，可以将数据源中的数据链接至当前的主文档。 操作视频 任务实现 3. 合并文档 （3）插入合并域 将光标定位于出货单表格中的“订货单位”后，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中单击“插入合并域”的下拉按钮，在其下拉列表选择“订货单位”域，就可在光标位置处插入所选域。 重复步骤（3），分别在出货单主文档中插入全部合并域。 操作视频 任务实现 3. 合并文档 （4）预览结果 在“邮件”选项卡的“预览结果”组中单击“预览结果”按钮，可以查看合并后的效果。 使用导航条 可以按记录号查看合并后的出货单。 单击“查找收件人”按钮，在弹出的“在域中查找”对话框中，通过指定查找域及查找内容，可以查看相应的合并后的出货单。 操作视频 任务实现 3. 合并文档 （5）完成合并 预览确认文档没有错误，在“邮件”选项卡的“完成”组中，单击“完成并合并”下拉按钮，在其下拉列表中选择“编辑单个文档”命令，弹出“合并到新文档”对话框。选择要合并的记录，若选中“全部”单选按钮，则合并了所有记录。 操作视频 任务实现 3. 合并文档 （5）保存结果文档 合并完成后将自动生成一个包含所有记录的新文档，其中每个记录占一页，是一张出货单，保存该结果文档到桌面，文件名为“出货单.docx”,也可直接打印输出这些出货单。 至此，批量制作商品出货单任务完成。 操作视频 知识精讲 1.“邮件合并”概述  什么时候使用“邮件合并”功能： （1）文档的制作数量比较大。 （2）所有文档中的内容有固定不变的内容，也有变化的内容，而变化的内容可以由包含