{会议管理}会议筹备的讨论及见解.pdfVIP

{会议管理}会议筹备的讨论及见 解 1 、问题的重述 某家会议服务公司负责承办一届全国性会议。筹备组要为与会代表预订宾馆 客房，租借会议室，并租用客车接送代表。由于预计会议规模庞大，而适于接待 这次会议的几家宾馆的客房和会议室数量均有限，所以只能让与会代表分散到若 干家宾馆住宿。为了便于管理，除了尽量满足代表在价位等方面的需求之外，所 选择的宾馆数量应该尽可能少，并且距离上比较靠近。 筹备组经过实地考察，筛选出 10 家宾馆作为备选，它们的名称用代号①至⑩ 表示，相对位置见附图，有关客房及会议室的规格、间数、价格等数据见附录 1 。 根据这届会议代表回执整理出来的有关住房的信息见附录 2 。从以往几届会 议情况看，有一些发来回执的代表不来开会，同时也有一些与会的代表事先不提 交回执，相关数据见附录 3 。附录2 ，3 都可以作为预订宾馆客房的参考。 附表2 本届会议的代表回执中有关住房要求的信息（单位：人） 合住 1 合住 2 合住 3 独住 1 独住 2 独住 3 男 154 104 32 107 68 41 女 78 48 17 59 28 19 说明：表头第一行中的数字 1 、2 、3 分别指每天每间 120~160 元、161~200 元、201~300 元三种不同价格的房间。合住是指要求两人合住一间。独住是指可 安排单人间，或一人单独住一个双人间。 附表3 以往几届会议代表回执和与会情况 第一届 第二届 第三届 第四届 发来回执的代表数量 315 356 408 711 发来回执但未与会的代表数 89 115 121 213 量 未发回执而与会的代表数量 57 69 75 104 需要说明的是，虽然客房房费由与会代表自付，但是如果预订客房的数量大 于实际用房数量，筹备组需要支付一天的空房费，而若出现预订客房数量不足， 则将造成非常被动的局面，引起代表的不满。 会议期间有一天的上下午各安排 6 个分组会议，筹备组需要在代表下榻的某 几个宾馆租借会议室。由于事先无法知道哪些代表准备参加哪个分组会，筹备组 还要向汽车租赁公司租用客车接送代表。现有 45 座、36 座和 33 座三种类型的客 车，租金分别是半天 800 元、700 元和 600 元。 最后我们的问题是通过数学建模方法，从经济、方便、代表满意等方面，为会议 筹备组制定一个预订宾馆客房、租借会议室、租用客车的合理方案。 10 家宾馆客房及会议室的规格、间数、价格等数据见附录 2 模型的假设与符号说明 2.1 模型假设 (1)十字路口处客车可以循环行使。 (2)各个宾馆所有的房间都可以预定到。 (3)汽车可以多次往返于各个宾馆之间。 (4)需要坐车去与会的代表一律由筹备组安排。 (5)每个会议室与会代表的数量是总代表数量的平均数。 (6)汽车的速度是均匀的，不考虑红绿灯及堵车影响汽车行使。 (7)回执要求合住的男女代表数出现奇数时，则安排到住房要求相同的独住中。 这样不会引起代表的不满。 (8)筹备组可以预定到任意房间。 2 ．2 符号的说明 表示宾馆。 表示发来回执但未与会的代表数量。 表示发来回执的代表数量。 表示未发回执而与会的代表数量。 表示本届与会的代表数。 表示各种影响因素分别是各宾馆可能入住的代表、价格（经济性因素）、方便性。 3 模型的分析 该问题需要我们为本届全国性会议的筹备组制定一个预订宾馆客房、租界会 议室、租用客车的方案。 筹备组在筹备过程中只需要支付预订房间的空房费和租用客车的费用，客房 费则由各代表自付，所以我们在满足各代表的住房要求的情况下，只要使筹备组 支付空房费和租用客车的费用最低即可。 根据以往几届会议代表回执和与会的情况，我们