备用金管理规定(试行)(1).docx

xxx有限公司 备用金管理规定（试行） 第一章 总则 第一条 为加强公司备用金管理，进一步规范备用金的使用， 保证公司各部门日常工作的正常开展，确保资金安全，根据 《公司费用报销制度及报销流程》，结合公司实际情况，特 制定本规定。 第二条 本规定适用于公司各部门的日常开支或专项备用金 管理。 第三条 公司部门申请备用金后需指定专人存管，部门负责 人对本部门申请的备用金负责。 第四条 部门在使用备用金时，要完整和真实的记录备用金 的支出项目、时间和金额，并保留好相应的报销发票；公司 财务可依规对各部门备用金的使用和报销情况进行监督、审 核。 第二章 备用金申请 第一条 备用金实行限额管理，单笔备用金申请不超过 5000 元；主要用于日常工作的零星支出或专项小额物品的采买， 单次购买物品费用大于 2000 元时，应按公司采购流程进行 支付。 第二条 备用金申请须由部门申请人按规定填写《备用金申 请表》，注明备用金开支项目、借款金额（大小写须完全一 致，不得涂改）。 第三条 备用金审批流程：主管部门（经理）审核签字→财 务部门复核→总经理审批（部门负责人申请时则直接填写申 请单交由财务部门复核，再交总经理审批）。 第五条 财务付款：申请人备凭审批后的《备用金申请表》 到财务部出纳办理领款手续，领取备用金后，做好备用金领 款登记。 第三章 备用金的使用 第一条 使用备用金需在备用金申请项目的范围内，不得将 备用金挪做它用；未在申请项目内的费用财务可依规不给予 核销。 第二条 使用备用金时，要作好记录，并保留好报销凭据， 以备核销。 第三条 备用金作为专款由部门专人保管使用，不得转借他 人；备用金申请人离职或调岗，须先到公司财部办理备用金 核销手续，将备用金余额转回公司指定帐户。 第四条 试用期内的员工（部门主管以上管理人员除外）不 得作为备用金申请人。 第五条 备用金的使用额度不得大于 2000 元，大于 2000 元 的经费须从公司采购流程进行支出。 第四章 备用金的报销 第一条 由备用金申请人填写费用报销单，注明支出的项目、 费用金额和支出时间，并将报销凭证粘贴在报销单上，将报 销单交由部门主管审批，部门主管审批完成后，交由总经理 审核，最后交由财务进行核销。 第二条 对不真实、没有报销凭证、不符合法律规定或不违 反公司相关规定的支出项目，财务部可不予核销。 第三条 在备用金核销时，若备用金还有余额，则申请人应 将备用金余额通过转帐形式，转入公司指定账户；核销后才 可申请下一笔备用金。 第四条 备用实行“前款不清后款不借的原则”，同一类或 同一部门的备用金在没有核销完成后，将不得申请下一笔备 用金。 第五条 每年 12 月 31 日前，财务部须将各部门本年度备用 金结算清楚，下一年度备用金费用再重新申请。 本规定自颁布之日起实施。 附表一：备用金申请表 附表二：备用金签收表 二 0 一八年五月十五日 附表一： 备用金申请表 申请部门 申请金额 ￥ 申请理由及用途 备用金保管人 保管方式 申请部门付责任 (签署部门意见 ) 部门经理审批： 财务部核准： （人民币大写）： 总经理审批： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 备用金申请表 申请部门 申请金额 ￥ 申请理由及用途 备用金保管人 保管方式 申请部门付责任 (签署部门意见 ) 部门经理审批： 财务部核准： （人民币大写）： 总经理审批： 年 附表二： 月 日 年 月 日 年 月 日 备用金签收表 序号 收款金额 收款日期 收款人签字 退还余额 核销日期