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office 使用技巧全集 1. 对 Excel 中的数据四舍五入 在 Excel 中的“四舍五入”函数— ROUND 函数，它可以返回 某个数值按指定位数四舍五入后的数值。只要在 Excel 提供的“数 学与三角函数”中找到这个名为 ROUND(number,num_digits)的函 数。这个函数有两个参数， 分别是 number和 num_digits。其中 number 就是将要进行四舍五入的数值 (或用公式计算的结果 则是希望得到的数值的小数点后的位数。 2. 让 Word 也能编辑 WPS 文件 目前， 在中国大陆使用得最广泛的办公软件当数 )； num_digits Word 和 WPS 了。 然而这为资源的共享带来了一定的问题。 如果想用 Wordz 编辑 WPS 文档，你得首先安装 WPS 文件转换器安装程序。该安装程序 可在 /softwareview.asp?softwareid=13925下载。双 击安装该转换器，就可以使 Word 打开 WPS 文件格式。在 Word97/2000 中测试成功。 3. 鼠标点击选文的秘密 Word 文档中将鼠标挪至屏幕左侧空白处，鼠标会由“ I”形变 为一个向右的斜箭头，单击，可选择一行；双击，可选择一段；三 击， 可全选。 三击鼠标， 对大多数人来说， 还比较陌生， 但很方便， 你不妨一试。当然，全选有很多种方法，你可以按住鼠标左键拖曳 至所需之处。你还可以用“ Ctrl+A ”，你也可以点击“编辑”菜单， 选择“全选”。如果鼠标在段落中，双击，可选择一个词；三击， 可选择这一段。 4. 高效跨页选取段落 许多人翻页会采取拖曳的方式， 因不容易控制，往往很难做到 准确。 其实界面的最下面一行， 有几个按钮， “录制”、“修订”、“扩 展”、 “改写”，平时总是灰色的，要应用它，必须双击使之变黑。 要跨页选取段落，先单击你要选取的起始点，再将“扩展”激活， 然后翻页找到你需要的终点，单击， 这中间一大块就以反白的形式 选择好了。如果想追加选择，不断地点击下去就是了，不必从头再 来。还有一种更为简单的方法：单击要选取的段落的起点，翻页找 到终点，按住 Shift 键再单击鼠标，即可以准确地选中你所需的部 分。 5. Word 计量单位“磅”变“厘米” 平时我们大家在办公用 Word 的时候，是不是发现表格属性全 都是以“磅”为单位的。这根本不符合中国的习惯和标准要求。要 修改它先是点击“工具”菜单，然后选择“选项”栏，在弹出的对 话框中点击“常规”选项，将计量单位改为“厘米”即可。 6. Excel 中同时设置多个工作表单 使用 Excel 进行表单及数据的处理，常遇有许多工作表需要同 时改变相同属性的情况。 我们将鼠标置于工作表的切换窗口， 点击 右键，在弹出菜单项中选择“选定全部工作表” ，其间所作设置会 在“工作组”中令所有工作表生效。如果你所处理的表格为相同的 格式， 也可同时添加或删除相同的行和列， 表格中对应的行或列的 数值、内容也可进行设定，甚至对相同单元格中应用函数 (公式)也 能全部进行更改和替换。 7. 保持文档中图表的完整 如果你在 Word 中创建了一个图表，而非常巧的是图表的一半 在一页的最底端， 而另一半在另一页的顶端，怎样才能让分开的图 表完整起来呢？你可以这样做： 先选中图表中的所有文字， 单击“格 式→段落”，在“换行和分页”选项页中选中“与下段同页”复选 框，确定后，你会发现刚才分开的图表现在已位于同一页中了。 8. 教你替换字体格式 比如我们将三号宋体替换为四号楷体。选择要替换的部分，在 工具菜单中点击“宏”，单击“录制新宏” ，这时会弹出一个录制宏 的对话框，可以指定宏名，也可以用系统默认的，再点击对话框中 的“键盘”，又会弹出一个自定义对话框。在“请按新快捷键”一 栏中，键入你想输入的快捷键，比如“ Alt+Z ”，然后点击“指定” ， 关闭该对话框。 这时鼠标变成了一盒磁带的样子， 将字号选为四号， 字体选为楷体，然后再到工具栏中找到“宏→停止录制” ，这样你 的宏就录制完成了。 以后， 你想要替换成四号楷体， 只须按 “Alt+Z ” 就可以了。 9. 创建自己的办公模板 是否想过让自己制作的模板和 Excel 内置的模板一样？比如说 你将一个现存的模板， 显示在 “文件”菜单 “新建”对话框中的 “常 用”选项卡中，只