项目分包业务的费用记账分析.docx

项目分包业务的费用记账分析 【摘要】SAP 系统中的业务流转会产生费用流。本文旨在通过对后勤和财 务相关内容的配置分析，阐明 SAP 系统中项目分包业务费用的产生和流转情况，同时也将揭示 PS、MM、FICO 模块的核心集成关系。 【关键词】物料组 评估类 移动类型 会计科目 一、引言 项目的实施会产生各种费用，在以往的 ERP 项目实施中顾问们对这些费用的产生和流转情况都多少有所了解，但往往只了解表面、不清楚机理，尤其是整个项目过程中的费用流涉及了 PS 模块与 MM、FICO 等模块的系统集成，这就更加大了寻找费用流与各模块关联关系的难度。笔者根据 ERP 项目的实施经验，对一个项目从开始到结束进行了全流程的梳理，努力寻找项目实施中各节点费用流的机理，从后勤主数据对项目费用流的影响出发，从中看出了 PS 模块与 MM 模块、FICO 模块的核心集成关系。这其中涉及了 WBS 元素、评估类、移动类型、价值串、自动过账、科目、成本要素之间的复杂关联关系。 二、主要问题和技术难点 项目实施中，有时甲方会将一个项目的不同工作内容分包给一个或多个乙方。同样，乙方在拿到相应的项目后也可能会将其中的某部分工作分包给其他分包商。在分包业务中通常涉及采购物料或服务，PS 模块就通过采购物料和服务建立了与 MM 和 FICO 模块的集成关系。图 1 是笔者总结的项目实施中物料和服务采购过程的重要节点示意图，其中显示了各个步骤中费用的记账情况（由于在实际项目实施过程中采购申请不是必须在 SAP 系统中创建和管理的，因此图中省略了采购申请步骤）。 从图 1 中可以看出费用记账主要有两个方面，一个是利用自动过账记账，另一个是创建服务采购订单时的 P+D 账户设置。接下来将分别介绍这两种记账方法。 ·120· 技术方案总结 采购订单 收货 发料 与WBS无关， 利用自动过 借：费用- 物 无需填WBS， 账记账 WBS 料 项目预算控 借：库存 贷：库存 制不到 贷：GR/IR D决定要填服 利用自动过账 务主数据 记账 P决定要填 服 产生实际成本 WBS占用项目 务 借：费用 预算（已分配 贷：GR/IR 的预算）  发票预置 图1 项目分包业务费用记账示意图 自动过账原理 自动过账的原理是多个物料类型能够对应一个账户分类参考，通过该账户分类参考能够对应到多个评估类（图 2），不同的评估类可以记账到不同的科目。当物料移动或者服务接受时会触发移动类型，移动类型会触发价值串，此时系统就会根据评估类和价值串中过账码的对应关系将相应费用自动过账到对应关系所指定的会计科目中，完成自动过账操作（图 3）。 账 图2 账户分类参考与物料类型、评估类的示意图 物料主数据 服务主数据  维护 评估类 过账码 价值串 移动类型  自动过账 对应 关联 次级成本要素 （a） ·121· 开启工程建设信息化之路 （b） 图3 自动过账原理图 图 3 中的科目表、评估分组、评估类、过账码、科目分组等几个参数加在一起决定科目。图 4 中显示了这种对应关系。其中评估类会关联评估分组、科目分组和科目表。移动类型对应价值串和其中的过账码。SAP 使用过账码对应科目而不用移动类型对应科目，使我们只需配置好过账码内的科目，而无须针对每一种移动类型都进行烦琐的配置。 图4 自动过账原理图（3） 创建PO时的记账选择 使用事务代码 ME21N 创建服务采购订单（PO）时，其中的 A 与 I 列组合有以下几种： （1）选择 P（项目）+D（服务）形式需要输入服务条目（数量 + 金额）、WBS 编号， PO 确认后会产生会计凭证和物料凭证，如图 5 所示。 （2）选择 J（项目服务）+D（服务）形式需要输入服务条目（数量 + 金额）、WBS 编号， PO 确认后只产生物料凭证，不产生会计凭证。 （3）选择 U（未知的）+D（服务）形式需要输入服务条目（数量 + 金额）、不需要输入 WBS 编号，用 ML81N 确认服务时再输入 WBS 编号，记账到相应的 WBS 元素。PO 确认后产生物料凭证和财务凭证。 （4）选择 P（项目）+ _（标准）形式需要输入 WBS 编号、净价，不需要输入服务条目。 确认工作量不用 ML81N，而用 MIGO 收货。 ·122· 技术方案总结 总账科目 图5 服务PO中的自动过账示意图（P+D形式） 1）使用 J+D 的原因解释 按照中石油的会计核算规范，会计期末允许进行合理暂估的为 2 种情况：一为有实物的材料商品入库，二为需预转资的投资项目的服务。 经营性的服务采购不属于可进行暂估的范畴，因此，经营性的服务在服务收货（服务确认）的时候不应产生会计凭证，不应产生 GR/IR 的暂估。而是在收到发票做校验的时候直接确认费用和应付（区别于物资收货的通过 G