【EHS体系文件】《合规义务控制程序》Rev.1.1.docVIP

PAGE PAGE 1 合规义务控制程序 1 目的及适用范围 为确保公司职业健康安全与环境管理工作合规性要求，消除或降低因合规义务履行缺失或缺陷对公司生产经营活动及EHS绩效的负面影响，提升其有益影响和机遇，确保体系持续的满足ISO14001、ISO45001 标准和公司管理手册的要求。 2 涉及标准及管理手册条款号 依据标准 XXX/EHS-MS ISO14001 ISO45001 条 款 号 6.1.3、9.1.2 6.1.3、9.1.2 6.1.3、9.1.2 3 职责 3.1 体系相关部门负责业务范围内EHS相关合规义务的识别、收集、更新、履行、整合入部门业务以及偏离时的纠正。 3.2 总务部负责审核、整理各部门识别成果，策划合规义务控制措施，监督检查各部门履行情况。 3.3人事部负责组织相关人员进行法律法规、相关方需求期望等合规义务教育培训。 3.4 总务部负责组织合规义务评价，及异常项纠正情况验证。 4 识别、获取与更新 4.1 总务部负责组织各部门识别其所涉及的合规义务，包括但不限于： a）国家法律、行政法规及部委规章； b）地方性法规及地方规章； c）国家标准、行业标准（包括推荐标准）； d）地方政府规定、通知、公告等； e）相关方的期望与需求中识别为公司合规义务的部分； 注：总务部识别相关方的需求与期望，形成XXX/EHSR 034《相关方需求与期望识别表》，将其中应或选择成为合规义务的部分纳入XXX/EHSR 031《法律法规及其他要求清单》。 f）其他企业履行的内容。 4.2 总务部审核、整理所识别的法律、法规、规章、标准、规范及其它要求，形成XXX/EHSR 031《法律法规及其他要求清单》，并按照XXX/EHSR7.5《文件化信息控制程序》保持其有效性。 4.3 各部门可通过政府网站、报刊杂志、官方平台、电子邮件、电话访问等各类渠道获取相关合规义务信息。当其合规义务出现新增、修订、改版、废止或其他类型的变更活动时，总务部应组织修订公司合规义务，确保其保持更新与适宜。 4.4 人事部适时组织相关人员进行法律法规、相关方需求期望等合规义务教育培训，以使工作人员了解到： a）偏离合规义务要求带来的风险及其危害； b）履行合规义务可能带来的有益影响（机遇）。 教育培训记录，应形成XXX/EHSR 050《EHS教育培训与效果评估记录》。 4.5各部门应将已识别的合规义务纳入其业务流程，总务部监督检查其实施成果。 5 策划 5.1 总务部分解XXX/EHSR 031《法律法规及其他要求清单》为XXX/EHSR 035《部门别法律法规及其他要求清单》，分发至各部门体系管理担当，各部门负责将其融入其业务活动。 5.2 总务部将合规义务纳入XXX/EHSR 020《EHS目标及目标分解》与XXX/EHSR 021《EHS目标指标管理方案》，依据其策划实施运行与监测。 6 合规性评价 6.1 合规性评价每年应至少进行一次，时间一般安排在内部审核和管理评审之前，也可根据公司需要另行安排。 但出现以下情况之一时，应增加合规性评价： a）组织机构、经营范围、资源配置、生产工艺、核心设备设施等发生重大变化时； b）发生重大职业卫生事故/重大生产安全事故/重大环境事故时； c）收到相关方较大质量/安全/环境投诉或重要抱怨时； d）第三方监察或审核过程中发现体系严重不符合或区域性失效等； e）适用的合规义务发生较大变化时。 6.2 合规性评价应执行流程如下： a）总务部向体系相关部门下发合规性评价通知； b）体系相关部门应提前准备评价所需的能证实其业务活动符合合规义务要求的材料； c）评价人员进行合规性评价，并形成XXX/EHSR 032《EHS合规义务评价表》； d）总务部依据评价表编制XXX/EHSR 033《EHS合规义务评价报告》； e）总经理审批报告后，发放报告至相关部门加以纠正或持续改进。 6.3 针对合规性评价过程中发现的不合规适时执行XXX/EHSP10.2《不符合与纠正措施控制程序》，以实现持续改进的目标。 7 文件化信息 7.1本程序涉及的各项文件化的记录、影像由总务部档案室按照XXX/EHSP7.5《文件化信息控制程序》要求进行控制。 7.2本程序所涉文件 a）XXX/EHSP 7.5《文件化信息控制程序》 b）XXX/EHSP 10.2《不符合与纠正措施控制程序》 7.3本程序所涉记录 a）XXX/EHSR 031《法律法规及其他要求清单》 b）XXX/EHSR 050《EHS教育培训与效果评估记录》 c）XXX/EHSR 032《EHS合规义务评价表》 d）XXX/EHSR 033《EHS合规义务评价报告》 e）XXX/EHSR 034《相关方需求与期望识别表》 f）XXX/EHSR 035