【EHS体系文件】《文件化信息控制程序》.docVIP

PAGE PAGE 1 文件化信息控制程序 1 目的及适用范围 本程序适用于公司管理体系中涉及的文件化信息的控制，应包括体系文件、外来文件、相关记录等，以确保体系文件化信息持续性符合ISO14001、ISO45001及公司管理手册要求。 2 涉及标准及管理手册条款号 依据标准 XXX/EHS-MS ISO14001 ISO45001 条 款 号 7.5 7.5 7.5 3 职责 3.1 总务部档案室对管理体系文件化信息总负责，组织文件与记录的创建、标识、发布、使用、存档、贮存、变更与销毁。 3.2 总务部监督检查管理体系文件化信息的管控状况，异常时及时组织纠正，必要时实施纠正措施。 4 文件化信息 4.1 文件化信息的包括文件类和记录类两部分，能够沟通意图、统一行动，其使用有助于满足要求和改进、提供客观证据、重复性和可追溯性，以及评价EHS管理体系的有效性和持续适宜性。 4.2 管理体系的文件包括： a）公司EHS方针和管理目标； b）符合ISO14001、ISO45001标准要求的XXX/EHS-MS《管理手册》； c）为管理体系有效运行而建立的文件化程序文件； d）响应管理手册要求，为程序文件提供补充规定和说明的支持性管理文件； e）与管理体系运行相关的公司公文、行文类文件； f）为保证EHS运行符合性而制定的图纸、操作规程、作业指导书、采购EHS要求等； g）外来文件，包括合规义务、政府监察机构的要求或指令、客户或供方提供的EHS相关资料。 4.3 管理体系的记录是指阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的文件： a）记录用于文件的可追溯性活动，并为验证、纠正措施和预防措施提供证据； b）管理体系策划、运行和检查的活动，均应保留符合性证明的记录。 5 文件控制 5.1 创建 在文件发布前，由相应部门组织对文件进行审核，审核内容包括： a）文件是否满足标准与管理体系的要求，是否具备适应性、合规性； b）归口管理部门与相关部门的职责和操作程序是否清楚，是否具备适用性、可操作性； c）引用的支持性文件和记录是否完备，是否具备协调性、见证性，有无相互抵触和矛盾； d）外来文件相关版本进行识别，以判断是否适合公司实际情况以及对公司生产活动的影响。 5.2 标识 5.2.1 总务部档案室编制管理体系XXX/EHSR002《有效文件总清单》，清单记录内容有：文件编号、文件名称、版本号、修订状态或实施日期等。 5.2.2 在创建文件时，应保证其有唯一的标识，包括标题、编号和版序。其中，文件编号应符合以下要求： a）管理手册 XXX XXX b）程序文件 XXX XXX c）支持性管理文件 XXX XXX d）公司公文、行文类编号按照公司公文管理相关规定执行。 5.3 发布 5.3.1 总务部档案室应控制文件的批准和发布，以保证其有效： a）管理手册必须经相关部门组织评审审核，总经理批准后颁布执行； b）程序文件由各相关职能部门负责人审核，总经理批准后颁布执行； c）其它支持性管理文件由相关负责人审核批准后，颁布执行； d）图纸等技术文件必须由设计人员以外有能力的人员进行审核，公司技术负责人审批后发布； e）法律法规及其它外来文件由总务部档案室负责确认其版本的适用性； f）公司涉及EHS的公文、行文类文件经总务部登记后统一发布； g）必要时对已生效的文件加以“受控”标识； h）必要时，文件审核与批准应保留XXX/EHSR003《文件化信息评审与修订记录》。 5.3.2 总务部档案室对其职责内的文件归档与发放负责： a）需要归档的文件，经审核、批准后存档，并登记XXX/EHSR007《文件存档记录》，同时更新XXX/EHSR002《有效文件总清单》； b）文件发放时应保留XXX/EHSR004《文件发放/回收记录》，有效文件应确保在使用可获得。 5.4 变更 5.4.1 所有文件应及时识别变更和版本状态，文件需要更改时，应由文件更改申请人说明更改原因，并按5.3.1 要求对更改实施审批。 5.4.2 文件更改可采用换页等方式，在文件上用波浪线作为更改标记，文件更改申请人应在XXX/EHSR005《文件更改申请单》上填写详细的更改内容。总务部档案室须及时发放已更新的文件。 5.4.3 文件经过多次更改，或需要作大幅度更改时，应进行文件更新(换版)，作废的旧版文件应回收（并加“作废保留”标识），换发新版并填写XXX/EHSR004《文件发放/回收记录》。 5.5 销毁 5.5.1 作废文件应由总务部档案室收回，需要销毁的资料/档案管理担当提交申请，经总务部审核、管理部部长批准后实施并填写XXX/EHSR006《文件销毁申请单》。 5.5.2 若为法律原因或需积累资料，需保留作废文件时，资料/档案管理员必须在文件上加盖“作废保留”