《会议管理实务》教学课件汇总全书电子教案.ppt

任务2——实施步骤 步骤1：计算路途和时间，安排经理准时赴会。在途中应简单向经理介绍邀请公司的基本情况和接待礼仪，询问经理的要求。 步骤2：注意商务礼节跟随右后一米，陪同经理进入会场并向主办方主动介绍你的经理。当主人安排经理入座后，你即可随意就座，但应在经理的视线范围内，以便随时接受指示（茶话会不排座次，较为随意）。 步骤3：品茶、品小点心要注意你的仪态。 步骤4：主人谈话结束，马上跟随经理安排离会。如有商务会谈应做必要的记录。 步骤5：制作一张参加茶话会的程序安排表。 * 知识链接 ?会议环境布置的基本要求 强化主题 勤俭节约 * 知识链接 ?会场布置 ①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光 * 二、任务实施 任务3——要素分解 * ?步骤1：调试计算机、速录机、录音笔、摄像机、照相机 ?步骤2：使用速录机和计算机进行会议记录 ?步骤3：进行录音录像 ?步骤4：进行一段文字和图片的处理并打印成文 二、任务实施 会议记录的要素结构（复习） 新世界公司会议记录 会议名称：××××××××× 会议时间：二○××年×月×日×时 会议地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人：××××××××××××××…… 缺席人：××××××××××…… 主持人：总经理×× 记录人：办公室主任刘×× * 会议记录的要素结构 一、议题 主持人发言：××× 二、讨论 与会者发言：××× 三、决定 散会 主持人：×××（签名） 记录人：×××（签名） （本次会议记录共×页） * 知识链接 ?一般会议记录的格式包括两部分: 一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人等。 另一部分是会议的内容，要求写明主要议题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核心部分。 * 知识链接 会议记录的内容 这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面： 会议的议题、宗旨、目的； 会议议程； 会议报告和讲话； 会议讨论和发言； 会议的表决情况； 会议决定和决议； 会议的遗留问题。 这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。 * 参考评分标准 项目 布置经理办公会 任务序号 任务得分 及 任务完成情况评价 1 2 3 总分 学生签字 指导老师 * 任务1：总分30分 任务2：总分50分 任务3：总分20分 学生训练成果评价表 项目八 外事会议服务 项目八：外事会议服务 知识目标 掌握仪式的特点及会场要求 掌握参与签字仪式人员应具有的身份及特点 掌握外事会议文本的相关知识 了解涉外礼仪规范 能力目标 能够合理布置签字仪式会场 能合适确定签字仪式人员 能为会议准备好相关文本 能做好得体的礼仪工作 * 一、任务描述 1、情境导入 新世界公司为进一步拓展业务，决定与× × （英国）贸易公司合作。项目的签字仪式将在2020年9月10日举行， 你作为新世界公司的秘书，需要筹备签字仪式。 * 一、任务描述 2．训练任务 * 布置签字仪式会场 1 文本的准备 3 商定参加签字仪式的人员 2 二、任务实施 任务1——要素分解 * 签字仪式 会场布置 选择、确定 签字仪式会场 设计 条幅 布置签字桌椅 知识链接 ?签字仪式 通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式，不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化，而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。 * 知识链接 ?布置签字厅 （1）签字厅的选择 总原则是要庄重、整洁、清静。室内应铺满地毯，除必要的签字用桌椅外，无需其他陈设。 （2）签字桌椅 双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢； 多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。 * 知识链接 ?布置签字厅 （3）准备签字用具。 包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。 （4）国旗的摆放。 与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。 （5）参加人员位置。 按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。 * 知识链接 ?布置签字厅 （6）讲台。 在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。 （7）会标。 由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式”织成。 （8）香槟酒。 事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。 * 二、任务实施 任务2——要素分解 步骤1：查找联系人及电话号码。 步骤2：拨号。 步骤3：介绍自己； 步骤4：称