第十七章档案和资料库.ppt

第十七章檔案與資料庫 17-1 檔案的基本簡介 17-2 檔案存取方式 17-3 資料庫簡介 17-4 Access 資料庫簡介 「檔案」（File）與「資料庫」 「檔案」（File）與「資料庫」（Database）可以說是「電子資料處理」中最重要的元素。 「檔案」就是將所要輸出入的資料以系統化的方法利用「輔助記憶體」（如光碟、磁碟等）組織起來。 * 17-1檔案簡介 位元（Bit）位元組（Byte）欄位（Field）記錄（Record）：檔案（File ）資料庫（Database） * 電子資料處理的儲存層次 * 檔案的作業模式 企業或組織內部的資料處理相關人員而言，直接面對的元素是檔案與資料庫，並毋需理會位元、位元組、欄位、記錄的設計與處理方式，因為那是屬於資料庫原來設計人員的處理範圍。 * 六種檔案的作業模式 檔案的相關作業模式，更是第一線作業人員必需面對與了解，共有六種作業模式： * 檔案類型介紹 主檔（Master File）：「主檔」是用來儲存最完整與長期不需更新的主要資料檔 異動檔（Transaction File）：「異動檔」是相對於「主檔」的某些欄位所組成的檔案，內容較少且具時效性，只要具備所需異動的「鍵值欄」（Key Field）與變動項目即可。 * 報表檔（Report File）：由印表機所產生的報表，而形成永久檔案。 歷史檔（History File）：某些有保存期限的檔案，雖然檔案處理完畢，不過仍然必需保存且不得損害，這樣的檔案叫作「歷史檔」。 備份檔（Backup File）：為了避免某些有價值的檔案遭到損害，通常會將這些檔案多複製一份，稱為備份檔。 * 17-2檔案存取方式 優點： 儲存媒體利用率高，可製作無間隙檔案，不浪費儲存空間，適合大量儲存資料。 當主檔資料處理比率高時，處理時間最短。 可以容許固定長度和變動長度兩種方法來作為檔案結構。 * 缺點： 如果「主檔」已經排序好，更新「主檔」時，需要重新排序，非常麻煩。 因為讀取資料時必需按照儲存順序逐一讀取，無法立即取得 * 索引處理檔案 優點： 處理速度快，故可應用於線上處理。 只需讀取打算處理的資料，而不必重寫主檔內的所有記錄。 可隨時保持資料鍵值排好的記錄，並同時滿足「循序存取」與「直接存取」的需求。 缺點： 處理一筆記錄時，必須對檔案進行兩次存取，一次存取「索引」，一次存取打算處理的記錄。 當異動資料過多或主檔內多數資料需要處理時，將嚴重影響存取效率。 需要另闢一個索引區來存放「索引」資料。 * 直接處理檔案 優點： 適合線上即時查詢。因為資料讀寫時不須按照順序，可以最快速處理與回答。 不需要額外區域來儲存「索引表」（Index Table）。 搜尋任何一筆資料的時間幾乎一樣。 缺點： 存放的儲存媒體必須有直接存取功能。 雜湊函數的取得不易，經常容易有碰撞和溢位的情況發生。 * 17-3 資料庫簡介 電腦還不普及的年代，醫院會將事先設計好的個人病歷表準備好，當有新病患上門時，就請他們填寫，之後管理人員可能依照某種次序，例如姓氏或是年齡將病歷表加以分類，然後用資料夾或檔案櫃加以收藏，日後當某位病患回診時，就利用先前整理病歷的分類方式，詢問病患的姓名或是年齡，讓管理人員可以快速地從資料夾或檔案櫃中找出病患的病歷表，而這個檔案櫃中所存放的病歷表就是一種「資料庫」（Database）管理的雛型概念。 * * 資料、資料表與資料庫 資料項目 填寫資料 * 為了讓資料更具價值性，應該把所有有意義且相關聯的資料項目找出來放在一起，如此一來所收集到的資料才會更加完整。 欄位名稱 欄位(欄) 列(記錄) 值 * 因為業務或功能的需求所建立的各種資料表集合，那麼這一堆資料表就可以把它稱為「資料庫」（Database），如下圖所示： * 資料庫的相關定義 「資料庫」（Database）是什麼？簡單來說，就是存放資料的所在。更嚴謹的定義，「資料庫」是以一貫作業方式，將一群相關「資料集」（Data Set）或「資料表」（Data Table）所組成的集合體，儘量以不重覆的方式儲存在一起，並利用「資料庫管理系統」（DataBase Management System, DBMS）以中央控管方式，提供企業或機關所需的資料。 「資料庫管理系統」（DBMS），就是負責管理資料庫的系統軟體，它讓一個資料庫除了具有儲存資料功能外，還可提供共享資料資源的管理與定義資料庫的結構，讓資料之間的聯繫能有完整性。 * * 資料庫的特性 一個完整的「資料庫」必須具備以下四種特性： * 常見資料庫結構介紹 關聯式資料結構： 關聯式資料庫是以二維表格（two-dimension table）方式來儲存資料，是目前時下最流行也最為普